fbpx

بناء وإدارة فرق افتراضية بشكل فعال

الكمبيوتر مع اجتماع التكبير قيد التقدم. بناء وإدارة فرق افتراضية بشكل فعال

يوفر عادي جديد للشركات اليوم هي العمل الافتراضي أو عن بعد. وهذا يعني أن بناء الفرق الافتراضية وإدارتها بشكل فعال أمر بالغ الأهمية لكي يتعلم القادة. هذا صحيح سواء كنت تبني فريقًا افتراضيًا من البداية أو تنقل فريقك الحالي إلى العمل عن بُعد. 

ستغطي هذه المقالة 3 مجالات رئيسية لك كمدير أو مالك لعملك:

  1. كيفية بناء فرق افتراضية جديدة
  2. تحويل الفرق الموجودة إلى العمل عن بعد
  3. كيفية إدارة الفرق الافتراضية بشكل فعال

إذا كنت تقوم بتقييم ما إذا كان إنشاء فرق بعيدة مناسبًا لعملك ، فاقرأ هنا حول سبب أهمية إنشاء وظائف عن بعد لعملك. إذا كنت تبحث ببساطة عن طرق يمكنك من خلالها العمل بشكل أكثر إنتاجية من المنزل ، فتحقق من هذه الطرق نصائح احترافية للعمل في المنزل.

كيفية بناء فرق افتراضية جديدة

في حين أن العديد من الأشياء غير مؤكدة في العالم اليوم ، إلا أن هناك يقينًا واحدًا. ستستمر الشركات في العمل بشكل افتراضي أكثر في المستقبل. لذلك ، إذا لم تكن قد بدأت بالفعل في القيام بذلك ، فقد حان الوقت الآن لبدء بناء فرق افتراضية.  

لماذا بناء فريق مهم جدا

التركيز على الأولويات - يعني إنشاء فرق العثور على أشخاص يمكنهم المساعدة في إخراج الأشياء من صحنك ومساعدتك في تحقيق الأهداف. يمكنك بعد ذلك التركيز على أعلى الأولويات لعملك والأشياء التي لا يمكن لغيرك القيام بها. 

جلب الخبراء - أنت خبير في المنتج أو الخدمة التي قمت بإنشائها ، لكن لا يمكنك أن تكون خبيرًا في كل جانب من جوانب العمل. لذلك ، إذا حاولت أن تفعل كل شيء ، فلا بد أن شيئًا ما يعاني. سيستغرق الأمر أيضًا وقتًا أطول للقيام بما يمكن للخبراء القيام به. الحل هو إحضار شخص لديه تلك الخبرة. سنتحدث أكثر عن كيفية العثور على هؤلاء الخبراء أدناه.

تنمو بشكل أسرع - عندما تنشئ فريقًا من الأفراد من مجموعة متنوعة من المجالات الوظيفية ، يمكنك العمل معًا لتحقيق أهداف العمل بشكل أسرع. يمكن لعملك التوسع والنمو بشكل أسرع. يمكنك قضاء 5 سنوات بمفردك في العمل في شيء يمكن أن يساعدك الفريق على إكماله في عام واحد.

كيفية العثور على الأشخاص المناسبين للفرق الافتراضية

هناك العديد من الأماكن للعثور على الخبرة التي تحتاجها. مجموعات الأعمال الصغيرة ، ووسائل التواصل الاجتماعي ، والأسواق المستقلة ، والوكالات ، ومواقع التوظيف التقليدية كلها أمثلة. المفتاح هو أن تكتب أولاً بالضبط ما تريد القيام به وما المؤهلات التي تبحث عنها. إن كتابته ليس مهمًا فقط لعضو الفريق المحتمل ، ولكنه أيضًا طريقة رائعة لتحسين ما تحتاجه بالضبط.

فيما يلي أربعة أنواع من الوظائف التي قد تحتاج إلى مساعدة بشأنها وتوصيات حول كيفية ملؤها.  

المساعدة والنصائح الإستراتيجية

لنبدأ من القمة - الإستراتيجية. لنفترض أن لديك منتجًا أو خدمة رائعة ، لكنك بحاجة إلى مزيد من المساعدة في استراتيجية التسويق أو المالية. هذه استراتيجيات عالية المستوى ستوجه عملك بالكامل ، لذا فإن العثور على الشخص المناسب يأخذ في الاعتبار بعناية. يجب أن يكون كل من تطلبه للمساعدة في ذلك من ذوي الخبرة العالية والمعرفة ولديه سجل نجاح قوي. غالبًا ما يتم العثور على هذه الأنواع من المستشارين أو حتى الموجهين من خلال الشبكات. سيكونون أشخاصًا تقابلهم في المؤتمرات أو في اجتماعات الأعمال الصغيرة أو حتى من خلال الأنشطة التجارية الأخرى في مساحة العمل المشتركة الخاصة بك ، مثل Starthub

خبراء التخصص

الخبراء المتخصصون هم الأشخاص الذين تحتاج إلى توظيفهم لمهمة محددة للغاية. قد تكون مهمة يتم إكمالها أسبوعيًا أو ربع سنويًا أو حتى مجرد حاجة لمرة واحدة. من الأمثلة المحاسبين أو المحامين أو مؤلفي النسخ أو مديري وسائل التواصل الاجتماعي. بالنسبة لهذه الأنواع من التخصصات ، يمكنك بالطبع التحقق من داخل شبكتك ، ولكن يمكنك أيضًا الاطلاع على جمعيات الشركات الصغيرة في منطقتك للحصول على توصيات أو سؤال الشركات الصغيرة الأخرى. يمكنك أيضًا نشر فرص عمل على مواقع التوظيف ، مثل في الواقع أو Freelancer / Consulting الأسواق الإلكترونية عبر الإنترنت ، مثل Fiverr و أو ديسك للعمل عن بعد.

مستمرة مهمات يوميه

قد يكون هناك مجموعة متنوعة من المهام الأخرى غير التخصصية التي تحتاج أيضًا إلى المساعدة فيها. بالنسبة إلى هؤلاء ، ستحتاج إلى شخص منظم للغاية وذو خبرة في العمل الافتراضي. هذا هو المكان الذي يأتي فيه المساعدون الافتراضيون. إذا وجدت المساعد المناسب والمنظم والموثوق والمسؤول والمحفز ، فيمكنهم إحداث فرق كبير في عملك! يمكنك العثور على مساعدين افتراضيين من خلال نفس الموارد المتخصصة المذكورة أعلاه أو يمكنك الذهاب إلى شركة Virtual Assistant Company. سيقومون بفحص وتدريب ودعم مساعديهم المساعدين ، لذلك لديك الثقة في أنك تحصل على ما قمت بالتسجيل فيه. أمثلة على هذه الأنواع من شركات VA هي الوقت إلخ.,  تاسكر بلديو ترادفيا. هناك العديد من الخيارات ، لذلك لديك آلook على كل الخيارات قبل اتخاذ قرار.

خدمات المكتب الافتراضية

إذا كنت تنقل عملك بالكامل إلى قدرة العمل عن بُعد ، فيمكن أن يساعدك المكتب الافتراضي في تنفيذ المزيد من المهام من لوحة عملك ، مثل الرد على المكالمات وخدمات البريد! أ المكتب الافتراضي هو استثمار منخفض المخاطر ومنخفض التكلفة وعائد مرتفع يمكن أن يساعد في خلق البيئة والبنية التحتية المثالية للعاملين عن بعد. إنها خدمة توفر للشركات عنوانًا فعليًا دون التكاليف المرتفعة لمساحة المكتب الفعلية. تحصل على أنشطة مثل البريديةوالمؤتمرات والرسائل خدمات الاستقبال، من بين آخرين.  

فرق الانتقال القائمة

عندما تقوم ببناء فريق افتراضي من الصفر ، فمن المحتمل أن تستغل الأشخاص الذين اعتادوا العمل عن بُعد. ومع ذلك ، عندما تقوم بنقل فريق شخصي للعمل عن بعد ، فهناك العديد من التحديات الجديدة التي تحتاجها لإعداد الفريق. في مقالة حديثة في هارفارد بيزنس ريفيو، بعض هذه التحديات المذكورة هي (1) نقص الإشراف وجهاً لوجه (2) محدودية الوصول إلى المعلومات (3) العزلة و (4) الانحرافات في المنزل. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك الاستعداد بها.

حدد كيفية تطور أدوار الفريق

الخطوة الأولى الحاسمة هي تحديد الأدوار والمسؤوليات. لن يتغير الدور الذي يشغله كل عضو من أعضاء الفريق في عملك بالضرورة ، ولكنه سيتطور بالتأكيد في وظيفة بعيدة. اعمل مع كل عضو في الفريق لفهم احتياجاتهم وتحدياتهم الخاصة. أنت كقائد ستحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كانت هناك مسؤوليات جديدة يجب على أعضاء الفريق استيعابها أثناء العمل عن بُعد.    

تحديد طرق جديدة للعمل عن بعد

بعد ذلك ، تريد أن تتأكد من أن فريقك قد حدد بوضوح طرق العمل. كم مرة سوف تلتقي؟ من سيحدد الاجتماع ومن سيقوده؟ حدد من سيأخذ وينشر ملاحظات الاجتماع؟ هل سيتم تكليف البعض بمتابعة الإجراءات التالية للاجتماع؟ هذه كلها أسئلة مهمة يجب الإجابة عليها لإنشاء طرق بعيدة للعمل معًا. سنتحدث أكثر عن هذا في القسم التالي.

شجع الاتصال

أخيرًا ، إذا كان العمل عن بُعد هو الخيار الدائم لعملك أو لك ، تحقق من ساحة للعمل الجماعي or مركز المكتب الافتراضي، مثل Starthub. هذه خيارات رائعة للقاء شخصيًا أو لمجرد الخروج من المنزل للعمل في بيئة جديدة. تحتاج من الناحية الفنية إلى استخدام مساحة مكتب حقيقية فقط عند الحاجة هنا وهناك وهذا كيف يتم بناء حلولنا.

إدارة فرق افتراضية بشكل فعال

هناك العديد من النصائح والاستراتيجيات والتكتيكات لإدارة الفرق الافتراضية بفعالية. لكن لديهم جميعًا خيطًا مشتركًا واحدًا مهمًا: الاتصالات! أنت ، كقائد ، يجب أن تنقل الأهداف والتوقعات والمسؤوليات والثقافة. يجب أن يعاد أعضاء الفريق إلى خطوط الاتصال إليك وعبر بعضهم البعض. لذلك دعونا نستخدم إطار عمل محددًا للنظر في كيفية التواصل الفعال وإدارة الفرق الافتراضية. حسب مركز القيادة الإبداعية ، هناك 5 استراتيجيات رئيسية لإدارة فرق العمل عن بعد.   

5 استراتيجيات لإدارة الفرق الافتراضية

بمجرد (1) تحديد الفريق و (2) توضيح الأدوار والتوقعات ، سوف تحتاج إلى (3) وضع الإجراءات. غالبًا ما يكون هذا هو المكان الذي يمكن أن يتعثر فيه القادة والفرق ، خاصة عند العمل في مكان بعيد. لا يعني تحديد الأهداف والغايات بالضرورة أنه سيتم تنفيذها بكفاءة أو بشكل صحيح أو في الوقت المحدد. يعني إنشاء الإجراءات البحث عبر الاتصالات بالإضافة إلى المهام للتأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم بالضبط ما يجب القيام به ، وكيف يجب القيام به ، ومتى.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على مجالين رئيسيين لوضع الإجراءات في:

  1. الاتصالات
  2. إدارة المشاريع

التواصل مع الفرق الافتراضية

كما ذكرنا ، يعد الاتصال أحد أهم العناصر لإدارة الفرق البعيدة بشكل فعال. لذلك ، تأكد أولاً من وضع إجراءات للتواصل - وضع قواعد للاشتباك. يجب أن يعرف جميع أعضاء الفريق وتيرة الاجتماعات وجدول الأعمال للاجتماعات ومسؤوليات الأعضاء لكل اجتماع.  

استعمل مؤتمرات الفيديو كلما كان ذلك ممكنا. تريد أن تمنح فريقك اتصالاً ببعضه البعض ، ويُعد الفيديو طريقة رائعة للقيام بذلك. كما أنه يحدد لهجة المساءلة. لا يمكن لأعضاء الفريق التدحرج من السرير والظهور وشعره واقفًا. يحتاجون إلى التحضير والتقديم على الفيديو.  زوم لقد وضع معيارًا حقيقيًا خلال الوباء ليسهل الوصول إليه يوميًا أو أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو أي مكالمات فيديو بترددات أخرى.  

يجب أن يكون لديك أيضًا اجتماعات فردية للتحدث بعمق أكبر حول الموضوعات وحالة المشروع. مرة أخرى ، يوضح هذا أنك تريد الاتصال ويسهل اجتماعًا أكثر إنتاجية.

استخدم أدوات إدارة المشروع

إدارة المشروع هي عملية تحديد الأهداف والغايات ، ومن ثم تحديد الخطوات لتحقيقها. يسمح لك بجدولة الجداول الزمنية والمسؤوليات في مراحل مختلفة. يمكنك تعيين المعالم والمقاييس ، بالإضافة إلى تسجيلات الحالة لضمان التقدم نحو أهداف المشروع. بدون تذكيرات مرئية مكتبية نموذجية واجتماعات شخصية ، يمكن أن تمر أيام أو حتى أسابيع دون إحراز تقدم في المشروع.

يمكن لأدوات إدارة المشاريع التي تساعدك في إنشاء خريطة طريق ولوحة معلومات أن تساعدك حقًا. يتم منح جميع أعضاء الفريق إمكانية الوصول إلى التطبيق ويمكنهم تحديث وتتبع خطوات المشروع وحالته.  أسانا, فترة ركود, الإثنين or Trello عدد قليل من أكثر شعبية هناك. تحقق مع الأشخاص في شبكتك لمعرفة الأشخاص الذين يفضلونهم أكثر وابحث لمعرفة أيهم يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

نصائح وتقنيات أخرى لإدارة الفرق الافتراضية

بمجرد قيامك بإنشاء إجراءات للتواصل وإدارة المشاريع ، سوف ترغب في البدء في النظر في التكتيكات والتقنيات الإضافية. قدمت STL ، الشركة الرائدة في تدريب الموظفين وحلول التعلم والتطوير ، أ إطار أفضل الممارسات لقيادة الفرق البعيدة وإدارتها. يعد هذا مصدرًا رائعًا وتذكيرًا بالتقنيات التي يجب استخدامها مع فرقك الافتراضية.

تقنيات لإدارة الفرق الافتراضية - بناء وإدارة فرق افتراضية بشكل فعال

 

إدارة فرق افتراضية مع مكتب افتراضية خالية من المخاطر! 

At Starthub، نحن نقدم حلول مكتبية افتراضية شاملة. سنقدم لك حتى الشهر الأول مجانًا. فقط اضغط هنا للبدء.  ستتلقى عنوانًا بريديًا مرموقًا في وسط مدينة ميامي ، وخدمات مخصصة لمعالجة البريد من فريق موهوب ومنصة رقمية مبتكرة لاستلام البريد وتوجيهه. بالإضافة إلى دعم العملاء 24 / 7. 

 

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *