تسعد خدمة العملاء الاستثنائية العملاء في جميع نقاط الاتصال في عملك. عند التفكير في كيفية تحسين خدمة العملاء ، غالبًا ما تركز الأعمال على التأكد من عدم تفويت أي مكالمة مع العملاء. ومع ذلك ، عندما يتصل أحد العملاء أو العملاء المحتملين ، فهناك العديد من الفرص لتعزيز خدمة العملاء أكثر من مجرد تلقي رسالة أو الرد على استفساراتهم. ولكن للاستفادة من هذه الفرص حقًا ، فأنت بحاجة إلى شخص حي للرد على تلك المكالمات. محترف مباشر ، مثل موظف استقبال افتراضي!

هناك العديد من الفرص ليس فقط لتحسين خدمة العملاء ، مع موظف الاستقبال الافتراضي الخاص بك ، ولكن أيضًا لدفع عجلة النمو لعملك. يمكن أن تؤدي خدمة العملاء القوية إلى زيادة المبيعات وزيادة الاحتفاظ بالعملاء وتقليل معدل دوران العملاء. يمكن أن يؤدي أيضًا إلى تناقل الحديث الإيجابي والتمايز عن المنافسة.

فيما يلي 5 طرق لتحسين خدمة العملاء وتنمية عملك مع موظف استقبال افتراضي.

1. لا تفوت أي مكالمة!

إن وجود شخص مباشر يرد على الهاتف يحدث فرقًا كبيرًا. يقدر ذلك 70٪ من المتصلين لا يتركون بريدًا صوتيًا. هذا يعني أن وجود شخص حي مقابل النظام الآلي على الفور تحسين خدمة العملاء الخاصة بك. نعم ، يعد الحصول على اسم ورقم كل متصل أمرًا بالغ الأهمية كخطوة أولى.

2. كسب عملاء جدد مع أولوية الفرز

عندما يكون لديك محترف مباشر يرد على هاتفك ، يمكنك توفير معايير فحص الأولوية. هذا يعني أنه بناءً على معايير معينة ، يمكن لموظف الاستقبال الافتراضي الخاص بك تحديد مدى إلحاح المكالمة. بعد ذلك ، يمكن تحويل المتصلين ذوي الأولوية القصوى إليك مباشرةً أو إرسال الرسائل إليك على الفور. في النهاية ، يمكن أن يساعد هذا في الزيادة كسب العملاء كما يستفسر العملاء الجدد المحتملون.

يتيح لك وجود شخص ما على شاشة المتصلين المهمين التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا لعملك. الوقت هو المال وتوفير الوقت يساعد على زيادة إنتاجية.

3. زيادة المبيعات

لا يمكن لموظفي الاستقبال الافتراضي فقط تلقي الرسائل أو الرد على الاستفسارات ، ولكنهم يحققون مبيعات جديدة! نحن نتحدث هنا عن شخص حي ، وليس تسجيل. هذا يعني أنه يمكنهم الاستماع إلى العميل وفهم الحاجة وراء الحاجة. بناءً على هذه الاحتياجات ، يمكنهم مشاركة العروض الخاصة أو التحدث عن منتجات أو خدمات جديدة أو اقتراح منتجات موجودة. الأهم من ذلك ، يمكن لأي شخص أن يفعل ذلك بطريقة يشعر أنها مخصصة للمتصل. تسجيل صوتي ، بدلاً من ذلك يبدو عامًا. في النهاية ، عندما يشعر العملاء المحتملون أو الحاليون بالتقدير ، فمن المرجح أن يثقوا بك. عندما يثقون بك ، فمن المرجح أن يشتروا منك.

4. كيفية تحسين الاحتفاظ والولاء مع خدمة العملاء

تقليل استنزاف العميل أو الزبدة

عندما يكون العملاء غير راضين عن منتج أو خدمة ، فمن المرجح أن يتركوا عملك أو علامتك التجارية أو منتجك. ومع ذلك ، عندما يظهر الشخص الذي يرد على مكالمة عميل غير سعيدة التقمص العاطفي والتعاطف ، يمكن أن يطمئن هذا العميل بأن عملك يتفهم مخاوفه ويريد حقًا المساعدة. إنه يطمئن العملاء غير الراضين أنك تهتم. يمكن أن يؤدي هذا بدوره إلى تحويل العميل غير الراضي إلى عميل يرغب في منحك فرصة أخرى. يمكن أن يمنع الكلمات السلبية من الفم. في النهاية ، هذا يقلل من استنزاف العملاء ، مما يساعد على تنمية عملك.

الحفاظ على العملاء الحاليين

قد لا يكون العملاء الحاليون غير سعداء ، لكن هذا لا يعني أنهم لن يغادروا. يحتاج الناس إلى تذكير سبب شرائهم منك في البداية. يجب تذكيرهم لماذا يجب عليهم الشراء مرة أخرى. إذا اتصل أحد العملاء الحاليين ، فهذه فرصة لتقديم تحديثات الأعمال أو المنتجات. إنها أيضًا فرصة للتواصل مع أي عروض خاصة. أخيرًا ، من المهم أن نشكرهم. قل شكرًا لك واسألهم عن أكثر ما يعجبهم في منتجك أو عملك. مرة أخرى ، هذا يجعلهم يشعرون بالتقدير ويذكرهم لماذا يجب أن يظلوا عملاء لك.

جذب الولاء

أخيرًا ، كل ما سبق يمكن أن يؤدي إلى الولاء. الولاء لا يقتصر فقط على الحفاظ على العملاء ، بل يجعلهم سعداء لدرجة أنهم يريدون إخبار الآخرين. يمكن للعملاء المخلصين أن يصبحوا مدافعين عن عملك أو علامتك التجارية أو منتجك. يمكن لموظف الاستقبال المباشر بناء علاقات مع كبار العملاء أو العملاء. هذه العلاقة مع شخص ، ولكنها أيضًا مع عملك. عندما يشعر العملاء بقيمة وأهمية ، سيرغبون في العودة وإخبار الآخرين.

5. التفريق عن المنافسة

أخيرًا وليس آخرًا ، خدمة العملاء هي وسيلة لتمييز عملك عن المنافسة! إذا كنت تقدم منتجًا أو خدمة مماثلة لشركات أخرى ، فإن الشيء الذي يمكن أن يجعل العملاء يعودون إليك هو تجربتهم. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه خدمة العملاء عملك حقًا على التقدم في المنافسة!

على سبيل المثال ، لنفترض أن العميل أ يستأجر محاسبًا للقيام بضرائبه. يجب عليهم الاتصال عدة مرات وترك الرسائل قبل أن يرد شخص ما. يرسلون المستندات عبر البريد الإلكتروني ولا يتلقون أي رد منذ أسابيع. في النهاية ، يتم تقديم الضرائب في الوقت المحدد ، لكن العميل "أ" يشعر بالإحباط من العملية والخدمة. يقرر العميل "أ" البحث عن محاسب آخر.

بدلاً من ذلك ، يقوم العميل ب بتعيين محاسب مختلف. يتم الترحيب بالعميل ب باستقبال حار وسلسلة من الأسئلة للمساعدة في توجيه الخدمة المحددة التي يمكن تقديمها. دائمًا ما يصلون إلى الإنسان عندما يتصلون ويتم إرجاع المكالمات في غضون 24 ساعة. يتم تقديم ضرائبهم في الوقت المحدد أيضًا ، لكن العميل ب يشعر بالرضا الشديد عن العملية والخدمة. يشعر العميل ب كما لو أن الخدمة قد تم تخصيصها وفقًا لاحتياجاتهم ويقرر العمل مع المحاسب في العام المقبل.

كان المحاسب الذي عمل مع العميل ب قادرًا على تمييز نفسه عن المنافسة من خلال خدمة عملاء قوية. ساعد موظف الاستقبال المباشر في إنشاء رابطة وعلاقة مع العميل "ب". في النهاية ، شعر العميل "ب" بالتقدير وسيكون عميلاً متكررًا.

كيفية تحسين خدمة العملاء اليوم مع موظف استقبال افتراضي

إذا كنت مستعدًا لتحسين خدمة العملاء على الفور مع موظف استقبال افتراضي ، فما عليك سوى النقر هنا! هذا هو أحد أسهل الأشياء التي يمكنك القيام بها لمساعدة عملك.

تأكد من مراجعة هذه المقالات الأخرى حول كيفية تحسين عملك:

• 4 طرق لتحسين تسويق علاقات العملاء
• 5 أساسيات التسويق لاكتساب العملاء