الرد على مكالمات العملاء لشركتك أمر بالغ الأهمية. ومع ذلك ، يمكن أن يستهلك بسرعة كل وقتك الثمين كونه الشخص الذي يرد على الهاتف. كيف تتأكد من عدم تفويت أي مكالمة مهمة وأن تظل قادرًا على التركيز على الأولويات العالية لعملك؟ الحل: الاستقبال الظاهري. 

يمكن أن يساعدك موظفو الاستقبال الافتراضيون في تنمية أعمالك! يستطيعون:

• وفر وقتك للتركيز على الأولويات العالية
• ترك انطباع أول رائع 
• بناء المصداقية والثقة

ما هو موظف الاستقبال الافتراضي؟

موظف الاستقبال الافتراضي هو شخص يعيش في مكان مختلف للرد على مكالماتك. إنهم بشر أحياء يهتمون ويمكنهم التفاعل. فهي ليست أصوات آلية أو مسجلة. في كثير من الأحيان تكون خدمة مع المكتب الافتراضي صفقة. يمكنهم الرد على مكالماتك أو تحويلها إليك أو تلقي رسالة نيابة عنك. سيتعامل موظف الاستقبال المباشر هذا مع مكالمات العملاء باحترافية واستجابة. يمكن إعادة توجيه المكالمات ذات الأولوية العالية إليك أو يمكن استقبال الرسائل. تحصل على صندوق وارد عبر الإنترنت يحتوي على رسائل يمكنك مراجعتها وتحديد أولوياتها.

هل يحتاج عملي إلى موظف استقبال افتراضي؟

إذا كان عملك لديه استفسارات تأتي من عملاء محتملين ، فأنت بحاجة إلى موظف استقبال افتراضي.  

هل لديك عملاء حاليون يتواصلون معك للحصول على إرشادات أو اجتماعات أو أسئلة أو تعليقات؟ فأنت بحاجة أيضًا إلى موظف استقبال افتراضي.  

هل ترغب في تنمية قاعدة عملائك؟ أنت بحاجة إلى موظف استقبال افتراضي.   

دعونا نلقي نظرة على أسباب حاجتك إلى موظف استقبال افتراضي.

ما هي فوائد موظف استقبال افتراضي افتراضي؟

لا يفوتك أحد المتصلين المهمين!

عندما يكون لديك موظف استقبال افتراضي ، تحصل على رقم هاتف يراقبه شخص حي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أمر بالغ الأهمية لضمان عدم تفويت أي مكالمة مهمة.

لا يترك 80٪ من المتصلين الذين تم إرسالهم إلى البريد الصوتي ، رسائل

لأنهم لا يعتقدون أنه سيتم سماعهم.

لا تفوت أي فرص قادمة لك. التقط نسبة 80٪ التي كنت ستفوتها لأنهم أغلقوا المكالمة قبل ترك رسالة! يمكنهم الآن التحدث مباشرة مع محترف يمثل عملك بالطريقة التي تريدها بالضبط. يمكنك تقديم الردود وأي معلومات أساسية تريد توصيلها للعملاء المحتملين. يمكنك أيضًا وضع علامة على الشخصيات المهمة لموظف الاستقبال المباشر. اطلب من هذه المكالمات إعادة توجيهها إليك على الفور.

جعل الانطباع الأول أفضل

يمكنك أتمتة مكالماتك مع نظام ، ولكن في بيئة اليوم التي يسير بخطى سريعة ، يمكن للمس البشرية عند الاتصال مع العملاء إجراء أو قطع علاقات العملاء. عندما يكون نمو الأعمال هو محور تركيزك الأساسي ، فإن أي مكالمات واردة تمثل فرصة لك. تشير الدراسات إلى أن الناس يميلون أكثر إلى شنق عند الوصول إلى نظام آلي.

يمكنك أيضًا استخدام خدمة الرد. في حين أن هؤلاء في الواقع ، مشغلون مباشرون ، إلا أنهم موجودون بالفعل فقط لإخبارك بساعات العمل وتلقي رسالة. ليس لديهم عادةً الكثير من التخصيص أو إمكانات استجابة إضافية للاستفسارات. ولا يتمتعون بالحرفية العالية التي تريدها.

موظف استقبال افتراضي يضيف في الواقع لمسة متطورة ومهنية إلى عملك ، ويؤكد لعملائك أن هناك في أيد أمينة. 

مزيد من الوقت للتركيز على الأولويات العالية

وغني عن القول - ولكن دعنا نقول ذلك على أي حال (!) - عندما لا تضطر إلى الرد على جميع المكالمات ، ستحصل على مزيد من الوقت! يمكنك التركيز بشكل كامل على تنمية أعمالك وترك مجال للمهام المهمة ، بدلاً من فحص المكالمات الهاتفية. يمكنك بعد ذلك فحص مركز الرسائل الخاص بك بحثًا عن أهم المكالمات للعودة وترك الباقي في وقت لاحق. هناك أيضًا خدمات أخرى مع Virtual Office يمكن أن توفر لك الوقت ، مثل صندوق البريد الافتراضي الذي يمكنك قراءة المزيد عنه!

التدرجية

تعد الهواتف المحمولة بالطبع ضرورية لأصحاب الأعمال الفردية. ومع ذلك ، يجب ألا يكون رقم هاتفك الخلوي هو رقم العمل. هناك العديد من الأسباب للحصول على ملف خط أرضي لعملك، ولكن غالبا ما يتم تجاهله هو التدرجية. إذا كان هدفك هو النمو ، وأعتقد أنه كذلك ، فقم بتحرير هاتفك الخلوي! أنت بحاجة إلى إعداد عملك من اليوم الأول مع القدرة على استقبال العديد من المكالمات الواردة. يعد رقم الهاتف الظاهري المرتبط بمكتب افتراضي مع موظف استقبال افتراضي مثاليًا.

الآن بعد أن حررت هاتفك الخلوي ، أعلن عن رقم الهاتف هذا !! باستخدام رقم هاتف المكتب الافتراضي وموظف استقبال مباشر ، يمكنك وضع هذا الرقم في كل مكان يتواجد فيه عملاؤك. بالإضافة إلى، يمكن إدراج رقمك في Google My Business، وهي طريقة #1 التي يمكنك من خلالها مشاهدة العملاء المتوقعين الجدد.

كيف يمكنني الحصول على موظف استقبال افتراضي مباشر؟

يتوفر موظف استقبال افتراضي من خلال العديد من موفري خطة Office Virtual ، مثل Starthub. قد تكون خدمة ذات تكلفة إضافية ، لذا تأكد من الاستفسار عن هذه الخدمة.

احصل على الرد على مكالماتك الآن مع Starthub!

يمكن لموظف استقبال مباشر أن يجعل عملك أكثر احترافية ومصداقية. يمكننا مساعدتك في جذب العملاء والمستثمرين المحتملين ، ولن يفوتك أي عمل مهم. في Starthub ، لديك رقم هاتف مخصص للأعمال التجارية ، حيث لن تتداخل مكالماتك الشخصية ومكالماتك التجارية.

لا تقل أهمية مكالماتك التجارية عن باقي أعمالك. ومع وجود موظف استقبال افتراضي للرد على جميع مكالماتك ، سيشعر عملاؤك بأنهم يمثلون أولوية بالنسبة لك. يمكنك أن تطمئن إلى أن موظف الاستقبال الافتراضي الخاص بك سوف يضيف الاحترافية والمصداقية إلى عملك ، الأمر الذي سيعكس عملك الشاق.