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Bauen Sie virtuelle Teams effektiv auf und verwalten Sie sie

Computer mit Zoom-Besprechung läuft. Bauen Sie virtuelle Teams effektiv auf und verwalten Sie sie

Die neue Normalität Für Unternehmen ist es heute virtuell oder remote. Das bedeutet, dass der effektive Aufbau und die Verwaltung virtueller Teams für Führungskräfte von entscheidender Bedeutung sind, um zu lernen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie von Anfang an ein virtuelles Team aufbauen oder Ihr aktuelles Team auf Remote-Arbeiten umstellen. 

Dieser Artikel behandelt drei Hauptbereiche für Sie als Manager oder Eigentümer Ihres Unternehmens:

  1. So bauen Sie neue virtuelle Teams auf
  2. Übergang bestehender Teams zu Remote Working
  3. So verwalten Sie virtuelle Teams effektiv

Wenn Sie prüfen, ob die Einrichtung von Remote-Teams für Ihr Unternehmen geeignet ist, lesen Sie Hier erfahren Sie, warum das Erstellen von Remote-Jobs für Ihr Unternehmen wichtig ist. Wenn Sie einfach nach Möglichkeiten suchen, wie Sie persönlich von zu Hause aus produktiver arbeiten können, überprüfen Sie diese Pro-Tipps für die Arbeit zu Hause.

WIE MAN NEUE VIRTUELLE TEAMS BAUT

Während viele Dinge auf der heutigen Welt ungewiss sind, gibt es eine Gewissheit. Unternehmen werden auch in Zukunft virtueller arbeiten. Wenn Sie noch nicht damit begonnen haben, ist JETZT die Zeit gekommen, virtuelle Teams aufzubauen.  

Warum es so wichtig ist, ein Team aufzubauen

Prioritäten im Fokus - Teams zu bilden bedeutet, Leute zu finden, die Ihnen helfen können, Dinge von Ihrem Teller zu nehmen und Ziele zu erreichen. Sie können sich dann auf die höchsten Prioritäten für Ihr Unternehmen und die Dinge konzentrieren, die nur Sie tun können. 

Bringen Sie die Experten mit - Sie sind ein Experte für das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie entwickelt haben, aber Sie können nicht ein Experte für jeden einzelnen Aspekt des Geschäfts sein. Wenn Sie also versuchen, alles zu tun, muss etwas leiden. Sie werden auch viel länger brauchen, um das zu tun, was die Experten können. Die Lösung besteht darin, jemanden hinzuzuziehen, der über dieses Fachwissen verfügt. Wir werden weiter unten darüber sprechen, wie diese Experten zu finden sind.

Schneller wachsen - Wenn Sie ein Team von Personen aus verschiedenen Funktionsbereichen zusammenstellen, können Sie zusammenarbeiten, um Geschäftsziele schneller zu erreichen. Ihr Unternehmen kann schneller skalieren und wachsen. Sie können 5 Jahre alleine an etwas arbeiten, das Ihnen ein Team in 1 Jahr helfen könnte.

So finden Sie die richtigen Leute für virtuelle Teams

Es gibt viele Orte, an denen Sie das Fachwissen finden, das Sie benötigen. Beispiele hierfür sind kleine Unternehmensgruppen, soziale Medien, Marktplätze für Freiberufler, Agenturen und traditionelle Rekrutierungsseiten. Der Schlüssel ist, zuerst genau aufzuschreiben, was Sie tun müssen und welche Qualifikationen Sie suchen. Das Aufschreiben ist nicht nur für das potenzielle Teammitglied wichtig, es ist auch eine großartige Möglichkeit, genau das zu verfeinern, was Sie benötigen.

Hier sind vier Jobtypen, bei denen Sie möglicherweise Hilfe benötigen, sowie Empfehlungen, wie Sie diese besetzen können.  

Strategische Hilfe & Beratung

Beginnen wir mit der Top-Strategie. Angenommen, Sie haben ein großartiges Produkt oder eine großartige Dienstleistung, benötigen jedoch mehr Hilfe bei der Marketing- oder Finanzstrategie. Hierbei handelt es sich um hochrangige Strategien, die Ihr gesamtes Unternehmen leiten. Daher ist es wichtig, die richtige Person zu finden. Wer auch immer Sie dazu verpflichten, muss äußerst erfahren, sachkundig und erfolgreich sein. Diese Art von Beratern oder sogar Mentoren wird am häufigsten über Networking gefunden. Es werden Leute sein, die Sie auf Konferenzen, bei Meetups für kleine Unternehmen oder sogar durch andere Unternehmen in Ihrem Coworking Space treffen, wie z Starthub

Spezialitätsexperten

Spezialitätsexperten sind diejenigen Personen, die Sie für eine ganz bestimmte Aufgabe einstellen müssen. Es kann eine Aufgabe sein, die wöchentlich, vierteljährlich oder auch nur einmalig erledigt werden muss. Beispiele sind Buchhalter, Anwälte, Texter oder Social-Media-Manager. Für diese Arten von Spezialitäten können Sie natürlich in Ihrem Netzwerk nachsehen, aber Sie können auch bei kleinen Unternehmensverbänden in Ihrer Nähe nach Empfehlungen suchen oder andere kleine Unternehmen fragen. Sie können auch Stellenangebote auf Rekrutierungsseiten veröffentlichen, z Tatsächlich oder freiberufliche / beratende Online-Marktplätze, wie z Fiverr und Upwork.

Laufend Tägliche Aufgaben

Möglicherweise gibt es eine Vielzahl anderer nicht spezialisierter Aufgaben, bei denen Sie ebenfalls Hilfe benötigen. Für diese möchten Sie jemanden, der sehr gut organisiert und erfahren im virtuellen Arbeiten ist. Hier kommen virtuelle Assistenten ins Spiel. Wenn Sie den richtigen finden, der organisiert, zuverlässig, rechenschaftspflichtig und motiviert ist, können sie einen großen Unterschied in Ihrem Unternehmen bewirken! Sie können virtuelle Assistenten über dieselben oben genannten Spezialressourcen finden oder sich an eine virtuelle Assistentenfirma wenden. Sie werden ihre VAs überprüfen, trainieren und unterstützen, sodass Sie sicher sind, dass Sie das bekommen, wofür Sie sich angemeldet haben. Beispiele für diese Arten von VA-Unternehmen sind Zeit usw..,  Mein Taskerund Tandem. Es gibt viel mehr Möglichkeiten, also haben alSchauen Sie sich alle Optionen an bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Virtual Office Services

Wenn Sie Ihr Unternehmen vollständig auf eine Remote-Arbeitskapazität verlagern, kann ein virtuelles Büro Ihnen dabei helfen, noch mehr Aufgaben wie das Beantworten von Anrufen und E-Mail-Diensten zu erledigen! EIN Virtual Office ist eine risikoarme, kostengünstige Investition mit hoher Rendite, die dazu beitragen kann, die perfekte Umgebung und Infrastruktur für Remote-Mitarbeiter zu schaffen. Es ist ein Service, der Unternehmen eine physische Adresse ohne die hohen Kosten eines physischen Büroraums bietet. Sie erhalten Aktivitäten wie Postversand, Konferenzen, Messaging, Empfangsdienste, Unter anderem.  

ÜBERGANG BESTEHENDE TEAMS

Wenn Sie ein virtuelles Team von Grund auf neu aufbauen, greifen Sie wahrscheinlich auf Personen zurück, die es gewohnt sind, remote zu arbeiten. Wenn Sie jedoch ein persönliches Team auf Remote-Arbeit umstellen, gibt es viele neue Herausforderungen, auf die Sie das Team vorbereiten müssen. In einem aktueller Artikel in Harvard Business ReviewEinige dieser genannten Herausforderungen sind (1) mangelnde persönliche Aufsicht (2) eingeschränkter Zugang zu Informationen (3) Isolation und (4) Ablenkungen zu Hause. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie sich vorbereiten können.

Bestimmen Sie, wie sich die Teamrollen entwickeln werden

Der entscheidende erste Schritt besteht darin, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Die Rolle, die jedes Teammitglied in Ihrem Unternehmen innehat, wird sich nicht unbedingt ändern, aber es wird sich sicherlich in einer entfernten Kapazität entwickeln. Arbeiten Sie mit jedem Teammitglied zusammen, um dessen spezifische Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen. Sie als Leiter müssen auch feststellen, ob es neue Verantwortlichkeiten gibt, die Teammitglieder bei der Remote-Arbeit übernehmen müssen.    

Definieren Sie neue Arbeitsweisen aus der Ferne

Als nächstes möchten Sie sicher sein, dass Ihr Team klar definierte Arbeitsweisen hat. Wie oft wirst du dich treffen? Wer wird das Treffen einrichten und wer wird es leiten? Definieren Sie, wer die Besprechungsnotizen erstellt und veröffentlicht. Werden einige beauftragt, die Aktionen nach dem Treffen zu verfolgen? Dies sind alles wichtige Fragen, die beantwortet werden müssen, um entfernte Wege der Zusammenarbeit zu finden. Wir werden im nächsten Abschnitt mehr darüber sprechen.

Verbindung fördern

Wenn Remote-Arbeiten die dauerhafte Option für Ihr Unternehmen oder Sie ist, lesen Sie a Coworking Space or Virtuelles Bürozentrum, sowie Starthub. Dies sind fantastische Möglichkeiten, um sich persönlich zu treffen oder einfach aus dem Haus zu gehen, um in einer neuen Umgebung zu arbeiten. Sie müssen technisch gesehen nur dann echte Büroräume nutzen, wenn sie hier und da benötigt werden wie unsere Lösungen aufgebaut sind.

VIRTUELLE TEAMS EFFEKTIV VERWALTEN

Es gibt viele Tipps, Strategien und Taktiken, um virtuelle Teams effektiv zu verwalten. Aber alle haben einen wichtigen roten Faden: KOMMUNIKATION! Sie als Führungskraft müssen Ziele, Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Kultur kommunizieren. Teammitglieder müssen Kommunikationswege zu Ihnen und untereinander erhalten. Verwenden wir also ein spezielles Framework, um zu untersuchen, wie virtuelle Teams effektiv kommunizieren und verwalten können. Laut dem Center for Creative Leadership gibt es 5 Schlüsselstrategien für die Verwaltung von Remote-Teams.   

5 Strategien zur Verwaltung virtueller Teams

Sobald Sie (1) das Team definiert und (2) Rollen und Erwartungen geklärt haben, müssen Sie (3) Verfahren festlegen. Hier können Führungskräfte und Teams häufig aus dem Ruder laufen, insbesondere wenn sie in einer Remote-Funktion arbeiten. Das Setzen von Zielen und Vorgaben bedeutet nicht unbedingt, dass sie effizient, korrekt oder pünktlich ausgeführt werden. Das Einrichten von Verfahren bedeutet, die Kommunikation sowie die Aufgaben zu überprüfen, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied genau versteht, was zu tun ist, wie und bis wann.

Schauen wir uns zwei Schlüsselbereiche für die Festlegung von Verfahren genauer an:

  1. Kommunikation:
  2. Projektmanagement

Kommunikation mit virtuellen Teams

Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation eines der wichtigsten Elemente für die effektive Verwaltung entfernter Teams. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zuerst Verfahren für die Kommunikation festlegen und Regeln für das Engagement festlegen. Alle Teammitglieder sollten die Häufigkeit der Besprechungen, die Tagesordnung für Besprechungen und die Verantwortlichkeiten der Mitglieder für jede Besprechung kennen.  

Nutzen Sie den Videokonferenzen so oft wie möglich. Sie möchten Ihrem Team eine Verbindung zueinander geben, und Video ist eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. Es gibt auch einen Ton für die Rechenschaftspflicht an. Teammitglieder können nicht aus dem Bett rollen und mit stehenden Haaren auftauchen. Sie müssen sich vorbereiten und auf Video präsentieren.  Zoom hat während der Pandemie wirklich einen Standard für den einfachen Zugriff auf geplante tägliche, wöchentliche, zweiwöchentliche oder andere Frequenzvideoanrufe gesetzt.  

Sie sollten auch Einzelgespräche führen, um ausführlicher über Themen und den Projektstatus zu sprechen. Dies zeigt erneut, dass Sie eine Verbindung herstellen möchten, und ermöglicht ein produktiveres Meeting.

Verwenden Sie Projektmanagement-Tools

Projektmanagement ist der Prozess, bei dem Ziele und Vorgaben festgelegt und anschließend die Schritte zur Erreichung dieser Ziele festgelegt werden. Sie können Zeitpläne und Verantwortlichkeiten in verschiedenen Phasen planen. Sie können Meilensteine ​​und Metriken sowie Status-Check-Ins festlegen, um den Fortschritt bei der Erreichung der Projektziele sicherzustellen. Ohne typische visuelle Erinnerungen im Büro und persönliche Besprechungen können Tage oder sogar Wochen vergehen, ohne dass Fortschritte bei einem Projekt erzielt werden.

Projektmanagement-Tools, mit denen Sie eine Roadmap und ein Dashboard erstellen können, können wirklich hilfreich sein. Alle Teammitglieder erhalten Zugriff auf die App und können Projektschritte und -status aktualisieren und verfolgen.  Asana, Slack, Montag or Trello sind einige der beliebtesten da draußen. Wenden Sie sich an Personen in Ihrem Netzwerk, um herauszufinden, welche ihnen am besten gefallen, und suchen Sie nach Personen, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Weitere Tipps und Techniken zum Verwalten virtueller Teams

Sobald Sie Verfahren für die Kommunikation und Verwaltung von Projekten festgelegt haben, sollten Sie sich mit zusätzlichen Taktiken und Techniken befassen. STL, ein führender Anbieter von Schulungs-, Lern- und Entwicklungslösungen für Mitarbeiter, hat a Rahmen von Best Practices für die Führung und Verwaltung von Remote-Teams. Dies ist eine großartige Ressource und Erinnerung an Techniken, die Sie mit Ihren virtuellen Teams verwenden können.

Techniken zum Verwalten virtueller Teams - Erstellen und verwalten Sie virtuelle Teams effektiv

 

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