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Cómo ser más productivo en su negocio

Actualización 5 / 24 / 21

Como propietario de una empresa, siempre busca formas de mejorar los procesos, las actividades y la productividad de su empresa. Ya sea que sea propietario de una pequeña empresa, en línea o en su hogar, la pregunta persistente de 'Cómo ser más productivo' es una que nunca desaparece.

Aquí hay 5 formas de trabajar de manera más productiva y ¡todas se pueden lograr en un grado aún mayor con una Oficina Virtual! ¿No estás seguro de qué es una oficina virtual? Mira el artículo, ¿Qué es una oficina virtual?  ¿O no está seguro de si una oficina virtual es adecuada para su negocio? Revisa 10 beneficios de una oficina virtual y Empresas 10 que se benefician de una oficina virtual!

Cómo ser más productivo en su negocio

Antes de pasar a las 5 formas de ser más productivo, debe comprender cómo gasta su tiempo actualmente. Empiece por mirar cada día de una semana típica y hacer un seguimiento de en qué dedica su tiempo. Luego intente agrupar esas actividades en 3 grupos:

(a) Lo más importante - Impulsar directamente el crecimiento de los negocios.  Esto puede incluir el desarrollo de productos, la creación estrategia de marketings, llamar a posibles clientes, completar pedidos, completar servicios al cliente.

(b) Importante - impulsar indirectamente el crecimiento de su negocio Estas son actividades necesarias para mantener su negocio, pero no necesariamente generan ventas. Por ejemplo, esto podría incluir contabilidad, revisar correos electrónicos, publicar en redes sociales.

(c) Sin importancia - absorba el tiempo, pero no impulse el crecimiento del negocio. Ejemplos de esto incluyen desplazamientos, charlar con colegas, mirar otras cuentas de redes sociales u otras actividades que no tienen un retorno positivo de su inversión (tiempo o dinero).

Una vez que tenga estas 3 listas, pase a estas 5 formas de evaluarlas y trabajar de manera más productiva.

1. Elimina lo innecesario

Antes de que pueda concentrarse en lo que es más importante para su negocio, debe comenzar por eliminar lo que es menos importante. Entonces, echemos un vistazo al grupo sin importancia que creó anteriormente. ¿Qué puedes eliminar de esta lista? Los fáciles de cortar incluyen el tiempo dedicado a las actividades de la madriguera. Estas son actividades que te absorben y te distraen de lo que es importante. Los correos electrónicos y las redes sociales son dos de los mayores infractores y las madrigueras más profundas. Por ejemplo, revisa su correo electrónico y ve una consulta de cliente. Crees que será una respuesta rápida de 2 minutos, pero una hora más tarde, encuentras que has investigado una respuesta y has encontrado 3 artículos que te atrajeron. ¡Ahhhh! REDUZCA el tiempo para estas actividades. Intente configurar un temporizador dándose solo 15 minutos para escanear correos electrónicos, priorizar y responder a los más críticos.

Si viajar, distraer a los colegas o conversar con ellos figura en la lista, entonces un Oficina Virtual ¡tal vez para ti! Con una Oficina Virtual, recupera la hora + que está gastando en automóviles, autobuses o trenes. ¡Eso podría significar entre 10 y 20 horas cada semana! Solo piense en las cosas que podría hacer con ese tipo de tiempo para su negocio. Además de ahorrar tiempo en los desplazamientos, una oficina virtual significa menos distracciones para los compañeros de trabajo. No tienes la conversación de otra persona para interrumpir tu enfoque. No te detienes en una hora para ponerte al día con el fin de semana. En cambio, puede concentrarse cuando necesite concentrarse.

2. Siga la regla 80/20

La regla 80/20 sostiene que el 80% de los resultados resultan del 20% de las entradas para un evento determinado. Por ejemplo, es ampliamente conocido que el 80% de las ventas de su negocio provienen aproximadamente del 20% superior de sus clientes. También es cierto que el 80% del crecimiento de su negocio proviene del 20% de sus actividades. Por lo tanto, ahora que tiene un seguimiento de sus actividades, eche un vistazo a las categorías más importantes e importantes para determinar qué 20% son los más productivos para impulsar el crecimiento empresarial. Esas actividades en la parte superior de su lista son ahora realmente las MÁS IMPORTANTES y las Más productivas. Son las actividades que debes priorizar.

Por otro lado, analizar los costos se puede hacer de la misma manera. Es probable que el 80% de los costos comerciales provengan del 20% de sus beneficiarios. A menudo, en la parte superior de la lista de costos se encuentra el costo de arrendar espacio de oficina. Si este es su caso, una Oficina Virtual es su solución para ahorrar costos. Mira cómo en este artículo, Este cambio único puede reducir los costos para su negocio.

3. Hacer o delegar

Ahora conoce las actividades más productivas, el 20% superior impulsa el crecimiento del 80% para su negocio. El siguiente paso es determinar cuáles debe abordar y cuáles deben delegarse. Una forma de hacer esto es determinar qué actividades se encuentran dentro de su experiencia, cuáles no, pero le encanta hacer, y cuáles podría subcontratar o delegar en un experto. Configure las actividades principales en 3 columnas y una vez que tenga las actividades enumeradas en la columna Subcontratar / Delegar, salte al número 5 a continuación.

4. Programe tareas para minimizar la multitarea

Vaya, ahora tiene sus actividades cortas, pero más importantes y productivas, en las que concentrarse. En este punto tienes las siguientes listas:

  1. Más Importante
    • a. Tú lo haces
    • si. Subcontratar / Delegar
  2. Importante:
    • a. Tú lo haces
    • si. Subcontratar / Delegar
  3. Sin importancia
    • a. Subcontratar / Delegar
    • si. SEPARAR

Incluso cuando prioriza las actividades, existe la necesidad de abordar varias cosas a la vez. Cuando piensas en cómo ser más productivo, piensas ... hacer más en menos tiempo. ¿Derecho? ¡Incorrecto! No se trata de hacer MÁS. Se trata de hacer más cosas de manera eficiente y eficaz.

Imagínese esto: está hablando con un cliente por teléfono, mientras revisa sus correos electrónicos, responde un mensaje de texto y almuerza. Entonces te das cuenta de que te perdiste por completo lo que acaba de decir el cliente. ¿¿Suena familiar??

Programar tiempo para cada tarea individual le permite concentrarse en cada una. Para algunas personas, esto podría ser en intervalos de una hora. Para otros, pueden ser actividades de 15 minutos. Lo que sea que funcione para ti, mantén un ritmo de concentración.

5. Encuentre las personas adecuadas para subcontratar

Aprender a ser más productivo significa aprender a externalizar y delegar. Una oficina virtual significa que no hay límites ni límites para encontrar a las personas adecuadas para el trabajo. Ya sea para la entrada de datos, la planificación financiera o el desarrollo de un plan de marketing, puede encontrar a alguien que haga el trabajo en la siguiente ciudad, estado o incluso país.

Una Oficina Virtual también ofrece servicios que pueden soportar la carga de algunas actividades. Por ejemplo, muchas oficinas virtuales, como Starthub, ofrece recepcionistas virtuales para atender tus llamadas y ayudarte a priorizar las más importantes para regresar. Los servicios de buzón de correo son otra oportunidad de oficina virtual increíblemente útil. Tener una dirección física a la que se le envíe el correo donde se pueda escanear y reenviar puede ahorrarle tiempo y molestias. Vea más en un Recepcionista virtual y Servicios de buzones.

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