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Tout ce que vous devez savoir sur une boîte aux lettres virtuelle en ligne

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Mise à jour Mars 3, 2021

La gestion du courrier est une tâche opportune pour tout propriétaire d'entreprise et les itinéraires traditionnels comportent beaucoup de maux de tête. Une boîte aux lettres virtuelle ou une boîte aux lettres en ligne peut être la réponse. Avez-vous déjà fait la queue au bureau de poste, pour constater que votre courrier contient 90% de pages de vente? Ou vous avez obtenu ce feuillet rose redouté qui dit que votre colis est trop volumineux pour votre boîte aux lettres? Votre service de déchiquetage vous facture-t-il à la livre pour l'élimination des chutes de papier que vous ne vouliez pas de toute façon? Nous y sommes allés. C'est pourquoi nous avons créé le Starthub Boîte aux lettres virtuelle.

En 2021, plus d'entreprises que jamais fonctionnement à distance. Par conséquent, une boîte aux lettres virtuelle aide les entreprises à fonctionner de chez eux, à travers le pays ou dans le monde entier.

L'une des meilleures opportunités pour optimiser vos pratiques commerciales numériquement est avec votre service de messagerie. Un système de messagerie numérique via un bureau virtuel vous permet d'accéder et de déléguer votre messagerie en temps réel depuis n'importe quel appareil, n'importe où. Il supprime également complètement les tâches d'ouverture, de tri et de déchiquetage du courrier, ce qui libère du temps. Une boîte aux lettres virtuelle peut optimiser vos opérations commerciales de nombreuses façons. Avant d'entrer dans les avantages, il est utile d'aborder Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres virtuelle et comment ça marche?

Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres virtuelle en ligne?

Une boîte aux lettres virtuelle est un service de messagerie numérique qui fournit à votre entreprise un courrier simple et sans souci. manipulation. Imaginez si votre courrier physique était aussi facile à gérer que votre courrier électronique - c'est ce qu'une boîte aux lettres virtuelle peut faire. Avec ce service, votre entreprise dispose d'une adresse physique où votre courrier est reçu et traité. Il est ensuite scanné et téléchargé sur une plate-forme numérique où se trouve votre boîte aux lettres virtuelle. Cela signifie que vous y avez un accès immédiat, où que vous soyez. Il existe une gamme de services et d'équipements fournis avec les packages de boîtes aux lettres virtuelles. La plupart de ces services incluent le transfert, le déchiquetage et la conservation des colis. Ils sont entièrement personnalisables et généralement facturés au besoin.

Qu'est-ce que j'obtiens avec un?

La beauté d'une boîte aux lettres virtuelle ou en ligne est qu'elle peut être aussi complexe ou aussi simple que vous le souhaitez. Vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin. Bien que les packages et les services varient en fonction de votre fournisseur, il existe quelques fonctionnalités standard qui définissent une boîte aux lettres virtuelle. Il s'agit notamment d'une adresse postale physique, d'un agent enregistré et d'une plate-forme de messagerie numérique. Les services comprennent également le transfert, la manutention et le déchiquetage. Examinons-les plus en détail.

Adresse postale physique

Bien que vous visualisiez votre courrier sur une plate-forme virtuelle pratique, vous obtenez un adresse professionnelle où vous recevez le courrier. Vous pouvez utiliser cette adresse sur des cartes de visite, des sites Web, des newsletters, peu importe! Cela vous donne également la possibilité d'inscrire votre entreprise sur Google Mu Business.

Si votre entreprise est petite ou principalement distante, une adresse physique stimulera et légitimera l'image de votre entreprise. À cette fin, certains propriétaires d'entreprise choisissent d'utiliser leur adresse personnelle comme adresse postale ou comme boîte postale. cependant, une adresse virtuelle est une meilleure option pour un certain nombre de raisons.  Plus important encore, l'utilisation de votre adresse personnelle crée un gros problème de sécurité et de confidentialité. Avec une boîte aux lettres virtuelle, vous recevrez un emplacement physique pour représenter votre entreprise qui est sécurisé, légal et sûr.

C'est une fonctionnalité particulièrement intéressante pour les entreprises internationales qui souhaitent s'étendre aux États-Unis. Une boîte aux lettres virtuelle ou en ligne vous donne une adresse physique sans les frais de démarrage élevés ni les risques commerciaux. Vous pouvez utiliser cette adresse physique pour les exigences légales, le traitement du courrier sur site et l'image de l'entreprise. C'est un excellent moyen de mettre les pieds sur le sol américain sans le coût ni le mal de tête d'un mouvement physique.

Agent enregistré

L'un des principaux avantages d'une boîte aux lettres virtuelle ou en ligne est qu'elle offre à votre entreprise un agent enregistré. Un agent enregistré est une personne légalement reconnue qui est chargée de recevoir des notifications par courrier importantes et légales. Ils sont obligatoires pour la plupart des entreprises américaines. Une boîte aux lettres virtuelle vous offre ce service, généralement gratuit. Le résultat est que vous pouvez aller de l'avant avec votre entreprise et savoir que vous serez correctement informé des documents importants ou urgents.

Ceci est une autre excellente ressource pour l'expansion des entreprises internationales. L'agent enregistré remplit une obligation légale nécessaire pour créer votre entreprise sur le sol américain. Pour découvrir d'autres excellentes façons dont les solutions virtuelles peuvent aider votre entreprise internationale à se développer, commencez ici.

Plateforme de boîte aux lettres numérique en ligne

L'élément clé d'une boîte aux lettres virtuelle est sa plate-forme de messagerie numérique. Lorsque votre courrier est reçu à votre adresse physique, il est scanné et téléchargé sur une application numérique. Cela signifie que vous y accédez en ligne depuis n'importe quel appareil, n'importe où dans le monde. Grâce à cette plate-forme, vous pouvez consulter votre courrier et choisir parmi n'importe quel nombre d'options de traitement en un seul clic. La visualisation de votre courrier en ligne en temps réel vous offre plusieurs avantages. Premièrement, il vous permet de recevoir plus rapidement la correspondance. Il minimise les effets chronophages du spam ou du courrier indésirable. Et il vous offre plusieurs des mêmes options de traitement qu'un service de courrier traditionnel (sans les frais supplémentaires ni le trajet).

Services de transfert et de manutention

En fonction de votre fournisseur de messagerie, le coût de transfert et de traitement de votre courrier peut s'additionner rapidement. Cela peut également prendre du temps si vous devez ajouter des frais de port ou apporter votre courrier à un endroit approuvé. Mais une boîte aux lettres virtuelle élimine ces problèmes en vous donnant la possibilité de transférer votre courrier à partir du même endroit, il est reçu, et le coût est souvent minime. L'utilisation de ce type de service élimine ces déplacements incommodes au bureau de poste et garantit que tout courrier que vous recevez est pertinent et important pour vous.

Si vous préférez récupérer votre courrier, la plupart des boîtes aux lettres virtuelles offrent également des services de garde gratuits avec leurs forfaits. Cela signifie que lorsque vous recevez une correspondance importante, vous pouvez être immédiatement averti et savoir qu'elle est conservée dans un endroit professionnel et sécurisé pour vous - il vous suffit de la récupérer quand cela vous convient.

Déchiquetage Services

Les entreprises reçoivent beaucoup de courrier. L'élimination des déchets inutiles peut présenter des problèmes de poids et d'espace à mesure qu'ils s'accumulent. Les services de déchiquetage professionnels peuvent facturer des frais importants pour le ramasser et le déchiqueter. Cela peut être particulièrement frustrant si la majeure partie de vos déchets de papier est du courrier indésirable ou du spam que vous n'avez pas demandé. Vous pouvez éliminer ces tracas et ces coûts en tirant parti des services de déchiquetage sur site avec une boîte aux lettres virtuelle. Cela signifie que tout courrier que vous marquez comme "indésirable" sera rapidement déchiqueté et jeté - vous ne le verrez même jamais. Dites adieu aux courriers indésirables et bonjour à ne recevoir que les courriers qui comptent pour vous.

Ai-je besoin d'une boîte aux lettres virtuelle en ligne?

Il y a tellement de nouveaux produits et idées dans le monde des affaires aujourd’hui qu’il peut être difficile de savoir lequel sont réellement pertinents pour votre entreprise. Pour savoir si un virtuel boîte aux lettres est faite pour vous, vous devriez vous poser la Abonnement 3 questions:

1. Est-ce que je veux gagner du temps?

Pour les petites entreprises ou les entreprises en démarrage, le temps passé à recevoir, trier, déléguer et éliminer le courrier peut être assez important. C'est du temps qui convient mieux à d'autres ministères plus importants. Votre temps doit être alloué au le plus productif Activités. Avez-vous déjà fait la queue au bureau de poste, seulement pour constater que votre courrier est composé à 90% de pages de vente? Ou vous avez obtenu ce feuillet rose redouté qui dit que votre colis est trop volumineux pour votre boîte aux lettres, vous obligeant à vous rendre au bureau de poste pour le récupérer? Le temps passé à gérer le courrier n'est généralement pas rentable pour une entreprise. Mais vous pouvez externaliser ce temps avec une boîte aux lettres virtuelle ou en ligne. Vous pouvez désormais passer ces précieuses minutes à faire quelque chose qui anime votre entreprise ou simplement à vivre votre vie.

2. Est-ce que je veux économiser de l'argent?

Il peut y avoir des les économies de coûts avec une boîte aux lettres virtuelle. Les frais d'un service de courrier traditionnel s'additionnent rapidement. Entre la location d'une boîte aux lettres, le paiement des frais de port ou d'envoi, le temps passé sur les trajets domicile-travail et le coût des services de déchiquetage, les entreprises peuvent prendre un coup sur le traitement de leur courrier qu'elles peuvent ne pas voir. Mais une boîte aux lettres virtuelle regroupe ces services et d'autres dans des packages pratiques et peu coûteux. Fini les dépenses de nickel et de dix cents - vous payez une somme modique et fixe chaque mois et recevez les services dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.  

Une boîte aux lettres virtuelle en ligne peut également vous faire économiser beaucoup d'argent en supprimant un poste sur votre masse salariale. Une solution traditionnelle à la gestion du courrier consiste à l'attribuer à un employé salarié désigné, mais toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d'embaucher une aide à temps plein ou en interne. Si votre entreprise est petite, en démarrage ou principalement distante, vous pouvez grandement bénéficier de l'externalisation de la gestion de votre courrier à une équipe de boîtes aux lettres virtuelles. Vous recevrez un spécialiste du courrier dédié et formé, sans avoir à financer le salaire ou les avantages sociaux. De plus, aucune plainte RH!

3. Ai-je accès à Internet?

C'est vraiment tout ce qu'il faut pour mettre en place une boîte aux lettres virtuelle en ligne pour votre entreprise! Votre courrier sera téléchargé et visualisé sur une application numérique pratique. Cela peut être consulté via n'importe quel appareil avec une connexion Internet. Êtes-vous déjà rentré d'un voyage et avez-vous eu un courrier important qui vous attendait et qui nécessitait une attention immédiate? Accédez à votre messagerie où que vous soyez et ne craignez plus de rater une note. De plus, avec un agent enregistré, vous serez immédiatement informé de tous les documents légaux ou certifiés que votre entreprise reçoit.

Une boîte aux lettres virtuelle en ligne est un excellent moyen de rationaliser la gestion de votre courrier, de renforcer l'image de votre entreprise et d'économiser de l'argent. Les services de messagerie virtuelle sont économiques, faciles à utiliser et vous aident à vous débarrasser des tâches administratives. Ils sont une excellente solution pour toute entreprise qui souhaite maximiser ses opérations. Mais ils sont particulièrement intéressants pour les petites entreprises, les startups ou les entreprises éloignées.

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Raisons 6 Pourquoi choisir le Starthub pour votre boîte aux lettres virtuelle?

Nous savons ce que vous attendez d'un service de messagerie - la confiance en recevant le courrier dont vous avez besoin et en oubliant le courrier que vous ne voulez pas! Avec Starthub, vous pouvez être assuré que:

  1. votre adresse postale est dans un emplacement prestigieux au coeur de Miami, FL
  2. votre courrier est traité de manière professionnelle, confidentielle et rapide
  3. vous serez averti chaque fois que vous recevrez ou transférerez du courrier en temps réel
  4. vous recevrez tout le courrier entrant, quelle que soit la taille de l'emballage
  5. Tout courrier que vous marquez comme «courrier indésirable» sera déchiqueté et jeté, sur nous!
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Commentaires
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