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Tutto ciò che devi sapere su una cassetta postale online virtuale

cassetta della posta
Aggiornato marzo 3, 2021

La gestione della posta è un'attività tempestiva per qualsiasi imprenditore e i percorsi tradizionali comportano molti grattacapi. Una cassetta postale virtuale o una cassetta postale in linea può essere la risposta. Sei mai stato in fila all'ufficio postale, solo per scoprire che la tua posta è composta al 90% da pagine di vendita? O hai ricevuto quella temuta ricevuta rosa che dice che il tuo pacco è troppo grande per la tua casella di posta? Il tuo servizio di triturazione ti fa pagare per libbra per lo scarto di carta che non volevi comunque? Ci siamo stati. Ecco perché abbiamo creato Starthub Cassetta postale virtuale.

Nel 2021, più aziende che mai lo sono operando a distanza. Pertanto, una casella di posta virtuale aiuta le aziende a operare da casa, in tutto il paese o in tutto il mondo.

Una delle migliori opportunità per ottimizzare digitalmente le tue pratiche commerciali è con il tuo servizio di posta. Un sistema di posta digitale tramite un file ufficio virtuale ti consente di accedere e delegare la tua posta in tempo reale da qualsiasi dispositivo, ovunque. Inoltre elimina completamente le attività di apertura, smistamento e triturazione della posta, liberando tempo. Ci sono tanti modi in cui una casella di posta virtuale può massimizzare le tue operazioni aziendali. Prima di entrare nei vantaggi, è utile prima affrontare cos'è una casella di posta virtuale e come funziona.

Che cos'è una cassetta postale online virtuale?

Una casella di posta virtuale è un servizio di posta digitale che fornisce alla tua azienda una posta facile e senza preoccupazioni manipolazione. Immagina se la tua posta fisica fosse facile da gestire come la tua: questo è ciò che può fare una casella di posta virtuale. Con questo servizio, la tua azienda ha un indirizzo fisico in cui viene ricevuta ed elaborata la posta. Viene quindi scansionato e caricato su una piattaforma digitale in cui è ospitata la tua casella di posta virtuale. Ciò significa che hai accesso immediato ad esso, indipendentemente da dove ti trovi. Ci sono una serie di servizi e comfort forniti con i pacchetti di cassette postali virtuali. La maggior parte di questi servizi include l'inoltro, la distruzione e la conservazione dei pacchi. Sono completamente personalizzabili e in genere fatturati in base alle necessità.

Cosa ottengo con uno?

La bellezza di una casella di posta virtuale o online è che può essere complessa o essenziale come preferisci. Paghi solo per i servizi di cui hai bisogno. Sebbene i pacchetti e i servizi variano in base al provider, esistono alcune funzionalità standard che definiscono una casella di posta virtuale. Questi includono un indirizzo postale fisico, un agente registrato e una piattaforma di posta digitale. I servizi includono anche l'inoltro, la gestione e la triturazione. Diamo un'occhiata a questi in modo più dettagliato.

Indirizzo postale fisico

Anche se visualizzi la tua posta su una comoda piattaforma virtuale, ottieni un file indirizzo di attività fisica dove ricevi la posta. Puoi usare questo indirizzo su biglietti da visita, siti web, newsletter, qualunque cosa! Ti dà anche l'opportunità di registrare la tua azienda su Google My Business.

Se la tua azienda è piccola o principalmente remota, un indirizzo fisico rafforzerà e legittimerà la tua immagine aziendale. A tal fine, alcuni imprenditori scelgono di utilizzare il proprio indirizzo di casa come indirizzo postale o casella postale. Però, un indirizzo virtuale è un'opzione migliore per una serie di motivi.  Ancora più importante, l'utilizzo del tuo indirizzo di casa crea un grosso problema di sicurezza e privacy. Con una casella di posta virtuale, riceverai una posizione fisica per rappresentare la tua attività che è sicura, legale e sicura.

Questa è una caratteristica particolarmente importante per le aziende internazionali che vogliono espandersi negli Stati Uniti. Una casella di posta virtuale o online ti fornisce un indirizzo fisico senza le pesanti commissioni di avvio o i rischi aziendali. È possibile utilizzare questo indirizzo fisico per requisiti legali, gestione della posta in loco e immagine aziendale. È un ottimo modo per mettere i piedi sul suolo americano senza il costo o il mal di testa di un movimento fisico.

Agente registrato

Uno dei maggiori vantaggi di una casella di posta virtuale o online è che fornisce alla tua azienda un file Agente registrato. Un agente registrato è una persona legalmente riconosciuta responsabile della ricezione di notifiche di posta importanti e legali. Sono necessari per la maggior parte delle aziende statunitensi. Una casella di posta virtuale fornisce questo servizio, in genere gratuito. Il risultato è che puoi andare avanti con la tua attività e sapere che sarai adeguatamente informato di documenti importanti o sensibili al tempo.

Questa è un'altra grande risorsa per espandere le attività internazionali. L'agente registrato soddisfa un requisito legale necessario per creare la tua azienda sul suolo statunitense. Per altri fantastici modi in cui le soluzioni virtuali possono aiutare la tua attività internazionale a espandersi, inizia

Piattaforma di cassette postali digitali in linea

L'elemento chiave di una casella di posta virtuale è la sua piattaforma di posta digitale. Quando la posta viene ricevuta al tuo indirizzo fisico, viene scansionata e caricata su un'applicazione digitale. Ciò significa che puoi accedervi online da qualsiasi dispositivo, ovunque nel mondo. Attraverso questa piattaforma puoi visualizzare la tua posta e scegliere tra un numero qualsiasi di opzioni di gestione con un semplice clic. La visualizzazione della posta in linea in tempo reale offre numerosi vantaggi. Innanzitutto, ti consente di ricevere la corrispondenza più rapidamente. Riduce al minimo gli effetti dispendiosi in termini di tempo di spam o posta indesiderata. E ti offre molte delle stesse opzioni di gestione di un servizio di posta tradizionale (senza costi aggiuntivi o spostamenti).

Servizi di inoltro e gestione

A seconda del provider di posta, il costo per inoltrare e gestire la posta può aumentare rapidamente. Può anche richiedere molto tempo se devi aggiungere le spese di spedizione o portare la posta in una posizione approvata. Ma una casella di posta virtuale elimina questi problemi dandoti la possibilità di farlo inoltra la tua posta dallo stesso luogo in cui viene ricevuto e il costo è spesso esiguo. L'utilizzo di questo tipo di servizio elimina quei viaggi scomodi all'ufficio postale e garantisce che qualsiasi posta che ricevi sia pertinente e importante per te.

Se preferisci ritirare la posta, la maggior parte delle cassette postali virtuali offre anche servizi di conservazione gratuiti con i loro pacchetti. Ciò significa che quando ricevi una corrispondenza importante, puoi essere immediatamente avvisata e sapere che si terrà in un luogo professionale e sicuro per te: ritirala quando ti è comodo.

triturazione Servizi

Le aziende ricevono molta posta. Lo smaltimento dei rifiuti non necessari può presentare problemi di peso e spazio mentre si accumulano. I servizi di triturazione professionale possono addebitare commissioni elevate per raccoglierlo e distruggerlo. Ciò può essere particolarmente frustrante se la maggior parte dei rifiuti di carta è posta indesiderata o spam che non hai richiesto. Puoi eliminare questi problemi e costi sfruttando i servizi di distruzione in loco con una casella di posta virtuale. Ciò significa che qualsiasi messaggio contrassegnato come "spazzatura" verrà prontamente distrutto e scartato: non lo vedrai nemmeno. Dì addio alla posta indesiderata e ciao a ricevere solo la posta che ti interessa.

Ho bisogno di una casella di posta virtuale in linea?

Ci sono così tanti prodotti e idee emergenti nel mondo degli affari oggi che può essere difficile sapere quale sono effettivamente rilevanti per la tua attività. Per sapere se un virtuale cassetta postale è giusto per te, dovresti chiederti a seguito 3 domande:

1. Voglio risparmiare tempo?

Per le piccole imprese o le startup, il tempo impiegato per ricevere, smistare, delegare e smaltire la posta può essere piuttosto lungo. Questo è il tempo che è più adatto ad altri reparti più significativi. Il tuo tempo deve essere assegnato al più produttivo attività. Sei mai stato in fila all'ufficio postale, solo per scoprire che la tua posta è composta per il 90% da pagine di vendita? O hai ricevuto quella temuta ricevuta rosa che dice che il tuo pacco è troppo grande per la tua casella di posta, richiedendoti di andare all'ufficio postale per recuperarlo? Il tempo impiegato per la gestione della posta è generalmente non redditizio per un'azienda. Ma puoi esternalizzare quel tempo con una casella di posta virtuale o online. Ora puoi trascorrere quei minuti preziosi facendo qualcosa che guida la tua attività o semplicemente vivendo la tua vita.

2. Voglio risparmiare?

Potrebbe essere significativo risparmi con una casella di posta virtuale. Le spese per un servizio di posta tradizionale si sommano rapidamente. Tra l'affitto di una cassetta delle lettere, il pagamento delle spese postali o di invio, il tempo impiegato per i pendolari e il costo dei servizi di distruzione, le aziende possono subire un duro colpo sulla gestione della posta che potrebbero non vedere. Ma una casella di posta virtuale raggruppa questi e altri servizi in pacchetti convenienti ea basso costo. Niente più spese da centesimi e centesimi: paghi una piccola tariffa fissa ogni mese e ricevi i servizi di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.  

Una casella di posta virtuale online può anche farti risparmiare un sacco di soldi tagliando una posizione sul tuo libro paga. Una soluzione tradizionale per la gestione della posta è stata quella di assegnarla a un dipendente designato e salariato, ma non tutte le aziende possono permettersi di assumere un aiuto a tempo pieno o interno. Se la tua azienda è piccola, in fase di avvio o principalmente remota, puoi trarre grandi vantaggi dall'esternalizzazione della gestione della posta a un team di cassette postali virtuali. Riceverai uno specialista della posta dedicato e qualificato, senza dover finanziare pacchetti di stipendio o benefici. Inoltre, nessun reclamo per le risorse umane!

3. Ho accesso a internet?

Questo è davvero tutto ciò che serve per configurare una casella di posta virtuale online per la tua azienda! La tua posta verrà caricata e visualizzata su una comoda applicazione digitale. È possibile accedervi tramite qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Sei mai tornato da un viaggio e ti aspettava una posta importante che richiedeva un'attenzione immediata? Accedi alla tua posta ovunque ti trovi e non preoccuparti mai più di perdere una nota. Inoltre, con un agente registrato, sarai immediatamente informato di eventuali documenti legali o certificati ricevuti dalla tua azienda.

Una casella di posta virtuale online è un ottimo modo per semplificare la gestione della posta, migliorare l'immagine della tua attività e risparmiare denaro. I servizi di posta virtuale sono convenienti, facili da usare e ti aiutano a toglierti le attività amministrative dalle spalle. Sono un'ottima soluzione per qualsiasi azienda che desideri massimizzare le proprie operazioni. Ma sono particolarmente indicati per piccole imprese, startup o remote.

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Commenti
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