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Tutto da sapere su un receptionist virtuale dal vivo

Virtual Receptionist viene fornito con un ufficio virtuale e spazi di ufficio condivisi di coworking

Aggiornato il 19 ° gennaio 2021

Considerando gli obiettivi di business di quest'anno, probabilmente la focalizzazione su nuove opportunità di crescita e la soddisfazione del cliente sono in cima alla lista. La soddisfazione del cliente significa che stai fornendo beni o servizi che soddisfano o superano le aspettative. Significa che quando un cliente ha una domanda o una preoccupazione, può trovare le risposte e le soluzioni. Tuttavia, a volte le piccole imprese, con risorse limitate, non possono occuparsi completamente del servizio clienti. Oppure farlo significa sacrificare altre opportunità di crescita per allocare le risorse. Bene, quest'anno regala a te stesso e alla tua azienda questo regalo: Un receptionist virtuale dal vivo!

Un Virtual Live Receptionist ha così tanti vantaggi, come liberare il tuo tempo, fare un'ottima prima impressione e costruire credibilità e fiducia con i potenziali clienti! Tuttavia, la cosa più importante è che ti consente di CRESCERE IL TUO BUSINESS!  E dopo aver attraversato uno degli anni più difficili che un'azienda abbia mai visto, mantenere i tuoi attuali clienti e far crescere la tua attività è più importante di ogni altra cosa!

Diamo un'occhiata a tutti i modi in cui un Virtual Live Receptionist porterà benefici alla tua attività.

Che cos'è un receptionist virtuale dal vivo?

Un receptionist virtuale è una persona dal vivo che si siede in un luogo diverso per rispondere alle tue chiamate. Sono live, non automatizzati. Molte volte sono un servizio con estensione Ufficio virtuale pacchetto. Possono rispondere alle tue chiamate, trasferirle a te o ricevere un messaggio per tuo conto. Questo receptionist dal vivo gestirà le chiamate dei clienti con professionalità e reattività. È possibile inoltrare le chiamate ad alta priorità o ricevere messaggi.  Si ottiene una casella di posta in linea con i messaggi che è possibile rivedere e stabilire le priorità.

Perché ne hai bisogno? Vantaggi di un Virtual Live Receptionist

Non perdere mai un chiamante importante!

Certo, un telefono cellulare è importante per comunicare da qualsiasi luogo. Tuttavia, se ricevi una chiamata sul tuo cellulare, potresti non sapere se si tratta di un amico o di un potenziale cliente. Quindi, o passi tutto il tuo tempo a rispondere alle chiamate o semplicemente non rispondi. Ma un numero di telefono monitorato 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX da una persona dal vivo è fondamentale per assicurarti di non perdere mai una chiamata importante.

80% dei chiamanti inviati alla posta vocale, non lasciare messaggi

perché non pensano di essere nemmeno ascoltati.

Non perdere nessuna opportunità che viene da te. L'80% che ti saresti perso perché ha semplicemente riattaccato prima di lasciare un messaggio, ora può parlare direttamente con un professionista che rappresenta la tua attività esattamente come desideri. Puoi fornire le risposte e tutte le informazioni chiave che desideri vengano comunicate ai potenziali clienti. Puoi anche contrassegnare i VIP per l'addetto alla reception dal vivo in modo che quelle chiamate vengano immediatamente inoltrate a te in quel momento o puoi richiamarle immediatamente.

Infine, se lo sei riaprire la tua attività dopo aver chiuso o pivotato la tua attività, non vuoi mai perdere una chiamata per aggiornare i clienti!

Fai una prima impressione migliore

È possibile automatizzare le chiamate con un sistema, ma nell'ambiente di oggi, un tocco umano quando ci si connette con i clienti può stabilire o interrompere le relazioni con i clienti. Quando la crescita del business è il tuo obiettivo principale, qualsiasi chiamata in arrivo è un'opportunità per te. Gli studi dimostrano che le persone sono più inclini a riattaccare quando raggiungono un sistema automatizzato.

Potresti anche utilizzare un servizio di risposta. Sebbene questi siano in realtà operatori dal vivo, in realtà sono lì solo per informarti sugli orari di ufficio e ricevere un messaggio. Di solito non hanno molta personalizzazione o capacità di risposta aggiuntive alle richieste. Né hanno la professionalità più alta che desideri.

Un receptionist virtuale aggiunge davvero un'atmosfera sofisticata e professionale alla tua attività e assicura ai tuoi clienti che ci sono le mani migliori. 

Più tempo per concentrarsi su priorità elevate

Inutile dire che - ma diciamolo lo stesso (!) - quando non devi rispondere a tutte le chiamate, hai più tempo indietro! Puoi concentrarti completamente sulla crescita della tua attività e lasciare spazio per compiti importanti, invece di filtrare le telefonate. È quindi possibile eseguire la scansione del centro messaggi per le chiamate più importanti da restituire e lasciare il resto per dopo. Ci sono anche altri servizi con un ufficio virtuale che possono farti risparmiare tempo, come un file Cassetta postale virtuale di cui puoi leggere di più!

Scalabilità

Ovviamente i telefoni cellulari sono fondamentali per i singoli imprenditori. Tuttavia, il tuo numero di cellulare non dovrebbe essere il numero dell'attività. Ci sono numerosi motivi per avere un file rete fissa per il tuo business, ma è spesso trascurato scalabilità. Se il tuo obiettivo è CRESCERE, e immagino che lo sia, libera il tuo cellulare! È necessario configurare la propria attività sin dal primo giorno con le capacità per accettare molte chiamate in arrivo. Un numero di telefono virtuale collegato a un ufficio virtuale con un receptionist virtuale è l'ideale.

Ora che hai liberato il tuo cellulare, pubblicizza quel numero di telefono !! Con un numero di telefono di Virtual Office e un receptionist dal vivo, puoi inserire quel numero ovunque si trovino i tuoi clienti. Inoltre, il tuo numero può essere elencato su Google My Business, che è il modo #1 che puoi catturare nuovi lead.

Come posso ottenere un receptionist virtuale dal vivo?

Un receptionist virtuale è disponibile attraverso molti provider di piani di ufficio virtuale, ad esempio Starthub. Potrebbe essere un servizio a costo aggiuntivo, quindi assicurati di chiedere informazioni su questo servizio.

Come posso lavorare al meglio con uno?

Puoi personalizzare il tuo receptionist virtuale secondo le tue preferenze. Durante la configurazione iniziale, scegli il tuo saluto per accogliere gli ospiti e ringraziarli per aver chiamato. Puoi anche mantenerlo semplice con solo il nome della tua azienda. L'addetto alla reception dal vivo può quindi "trasferire dolcemente" le chiamate all'utente, il che significa che prima ti chiamerà per darti il ​​nome del chiamante e qualsiasi informazione aggiuntiva. Quindi puoi decidere di trasferire la chiamata a te o meno. Un'altra opzione è un "trasferimento fisico", il che significa che la chiamata viene trasferita immediatamente a te.

Alcuni imprenditori preferiscono che le loro chiamate siano in linea con i loro orari, quindi scelgono di non trasferire le loro chiamate. In questo caso, il receptionist riceve un messaggio con il nome del chiamante e il numero di richiamata e ti invia un'email con tutte le informazioni necessarie.

Cos'altro posso fare per risparmiare tempo per la mia attività?

Ecco alcuni articoli aggiuntivi per aiutarti a trovare altri modi per risparmiare tempo e migliorare l'efficienza della tua attività quest'anno.

  1. Assicurati di avere un file Sito web a cui i clienti possono rivolgersi per primi per avere risposte alle domande. Questo è anche il luogo in cui tu e il tuo addetto alla reception virtuale potete inviare i clienti per informazioni più approfondite sulla vostra attività.
  2. Assicurati di essere gestire i tuoi team remoti nel modo più efficiente possibile.
  3. Esegui il tuo riunioni il più produttive possibile.

Rispondi subito alle tue chiamate con Starthub!

Una receptionist dal vivo può rendere la tua attività più professionale e credibile. Possiamo aiutarti a catturare potenziali clienti e investitori e non ti perderai nessun lavoro importante. A Starthub, hai un numero di telefono aziendale in entrata dedicato, dove le chiamate personali e le chiamate di lavoro non interferiranno.

Le tue chiamate di lavoro sono importanti tanto quanto il resto della tua attività. Con un receptionist virtuale per rispondere a tutte le tue chiamate, i tuoi clienti si sentiranno come una priorità per te. Puoi essere certo che il tuo receptionist virtuale aggiungerà professionalità e credibilità alla tua attività, il che rifletterà il tuo duro lavoro.

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