Il lavoro a distanza può spesso portare a molte, molte riunioni virtuali. Mentre sei in ufficio potresti passare dalla scrivania di un collega per ricevere aggiornamenti su un progetto, quando lavori da remoto, le persone tendono a programmare riunioni virtuali per ricevere questi aggiornamenti. Quell'incontro con 1 persona finisce per includere 4 persone. Quindi quella riunione si trasforma in 1 riunioni virtuali. E la prossima cosa che sai, stai avendo riunioni per discutere le prossime riunioni e ti ritrovi in ​​riunioni tutto il giorno!

Non solo ci sono troppe riunioni, ma spesso non sono produttive. Non si traducono in azioni, decisioni o soluzioni. O non hanno un obiettivo chiaro o non vengono gestiti in modo efficace per raggiungere l'obiettivo.

Tutti stanno partecipando alle riunioni virtuali in qualche forma in questo momento ed è probabile che continueranno per molti altri mesi. In alcuni casi il lavoro a distanza diventerà la norma e quindi anche le riunioni virtuali. Non lasciare che le riunioni virtuali ti gestiscano. Impara come ESEGUIRE RIUNIONI in modo produttivo! Questi 6 semplici suggerimenti possono avere un enorme impatto sulla tua produttività.

"Riunione" o non "Riunione", questa è la domanda

Ti sei mai sentito come se stessi annegando nelle riunioni?

Il primo consiglio quando si tratta di riunioni è vedere se è possibile EVITARLI! Secondo un articolo su Entrepreneur.com, "troppe riunioni soffocano la produttività e il morale".   Questo non vuol dire non avere mai riunioni. Piuttosto, sii molto deliberato e premuroso quando pianifichi una riunione. Non limitarti a lanciare una riunione sul calendario perché hai una domanda o desideri un aggiornamento su qualcosa. Innanzitutto verifica se riesci a ottenere le informazioni di cui hai bisogno parlando direttamente con una persona. O inviando un'e-mail con un gruppo più numeroso su CC. Oppure determina se hai davvero bisogno delle informazioni o dell'aggiornamento! Fare attenzione a non microgestire. Lascia che le tue squadre facciano il loro lavoro!

Ecco le domande da porre per determinare se una riunione di gruppo formale è veramente necessaria:

• C'è una decisione che deve essere presa da una squadra?

• Il progetto o l'argomento richiede discussione e input da più membri del team?

• C'è un aggiornamento significativo con informazioni complesse in cui saranno necessarie domande e risposte?

• È sorta una crisi che deve essere affrontata e risolta da un team?

Se le risposte a queste domande sono NO, probabilmente non è necessario programmare una riunione formale. Anche la Harvard Business Review ha pubblicato un easy Devo tenere una riunione - Albero decisionale questo può essere utile.

Logistica "room" per le tue riunioni virtuali

A meno che tu non abbia vissuto sotto una proverbiale roccia (o in un bunker pandemico senza wifi) negli ultimi 6 mesi, allora probabilmente conosci gli strumenti per riunioni video online, come Zoom, Microsoft Teams e molte altre opzioni software. Ma quello che potresti non sapere, sono i suggerimenti su come utilizzare efficacemente questi strumenti di riunione. Ecco alcuni suggerimenti per la configurazione della sala riunioni virtuale.

• Incoraggia tutti i partecipanti ad attivare il loro video. Quando le persone si nascondono con il video disattivato, è più probabile che eseguano più attività e non prestino attenzione. Il video aiuta con la responsabilità dei partecipanti.

• Quando sei l'ospite, puoi disattivare l'audio di tutti i partecipanti. Ciò riduce le distrazioni e consente a tutti di ascoltare la persona che parla.  

• Stabilisci in anticipo se vuoi che la chat sia aperta. Quando i partecipanti sono disattivati, la chat consente loro di digitare domande a cui è possibile rispondere alla fine o di lasciare commenti. Tuttavia, a volte la chat può essere una distrazione che serve conversazioni secondarie che distraggono più di ogni altra cosa.  

• Registra la riunione se necessario. Uno dei vantaggi di una riunione in linea è la possibilità di registrarla per i partecipanti che non hanno potuto partecipare dal vivo. Consente inoltre, in qualità di leader, di tornare indietro per chiarire eventuali punti, decisioni o azioni per le note della riunione.

• Ospitare la riunione consente di impostare alcune funzioni, come la condivisione dello schermo e altre funzioni sopra menzionate. Assicurati di sapere quali partecipanti vorranno condividere i loro schermi per presentare e consenti loro di farlo nelle impostazioni.

Incoraggia la connessione di persona

Se lavorare da remoto è un'opzione a lungo termine per te, il tuo team o la tua azienda, controlla a Spazio di coworking or Centro ufficio virtuale, ad esempio Starthub. Queste sono fantastiche opzioni per incontrarsi di persona per riunioni che sono estremamente importanti per i membri del team per lavorare insieme o che durano più di un'ora. Incontrarsi di persona consentirà al team di lavorare in modo più efficace e persino efficiente. È anche un'ottima opzione per farti uscire di casa per lavorare in un nuovo ambiente.

Tutte le riunioni virtuali richiedono un proprietario

Il proprietario della riunione è la persona che la guiderà. Lo pianificheranno, determineranno l'elenco degli inviti, creeranno l'agenda e altro ancora. Questo è fondamentale in modo che ci sia 1 persona incaricata di mantenere la riunione in pista e raggiungere gli obiettivi. Ecco le responsabilità del proprietario della riunione:

• Imposta la riunione e invita i partecipanti

• Articolare l'obiettivo dell'incontro

• Imposta l'ordine del giorno e diffondilo ai partecipanti

• Facilitare la riunione: mantenere in movimento l'agenda e la discussione, richiedere decisioni, ecc.

• Prendere appunti e diffonderli ai partecipanti

Ci sono ulteriori responsabilità che il proprietario può assumersi discusse in dettaglio nelle tre sezioni successive.

Stabilisci obiettivi e aspettative chiari

Non dovrebbe MAI esserci una riunione sul calendario che non abbia un obiettivo. Se non c'è un obiettivo, non dovrebbe esserci un incontro. Pertanto, è fondamentale stabilire gli obiettivi per la riunione e quindi altrettanto fondamentale per comunicare tali obiettivi durante la pianificazione della riunione. Oltre agli obiettivi, l'ordine del giorno della riunione è necessario per definire i passaggi necessari per arrivarci.

Oltre all'obiettivo della riunione, ecco alcuni suggerimenti per definire chiare aspettative dei partecipanti:

• Comunicare la tempistica della riunione, inclusa la durata della riunione, la frequenza e l'urgenza.

• Pianifica tutte le riunioni con sufficiente anticipo in modo che i partecipanti possano venire preparati.

• Definisci chiaramente i ruoli e le aspettative dei partecipanti per la riunione.

• Invia un ordine del giorno e i requisiti per prepararti in anticipo.

Flusso efficace per riunioni virtuali

Hai impostato la riunione con un obiettivo chiaro, l'ordine del giorno è uscito con giorni di anticipo e hai le persone giuste nella riunione. Ma tutto questo può ancora essere deragliato se la riunione non viene condotta in modo efficace. Il titolare della riunione è responsabile del movimento dell'ordine del giorno e della discussione sull'argomento. È importante che i membri del team siano ascoltati e che contribuiscano agli argomenti, a condizione che ciò non pregiudichi il tempo o gli obiettivi.  

Ecco alcuni suggerimenti per mantenere la tua riunione in pista.

1. Obiettivo della riunione di stato all'inizio

2. Prepara un programma dettagliato con i nomi e gli orari dei partecipanti per assicurarti che tutto sia coperto

3. Evidenzia tutti i punti dell'agenda in cui SONO NECESSARIE DECISIONI

4. Se sei il segretario, sii pronto a prendere appunti. Se non hai intenzione di prendere appunti, assicurati che ce ne siano alcuni che puoi designare per farlo.

5. Dopo ogni punto all'ordine del giorno, riformula eventuali AZIONI con date di scadenza

6. Considera i partecipanti responsabili di qualsiasi azione dovuta a questa riunione

7. Alla fine della riunione, ribadire l'obiettivo per garantire che tutti i partecipanti concordino sul fatto che è stato raggiunto e quali azioni aggiuntive potrebbero essere necessarie

Suggerimenti post riunione

Dopo l'incontro, ci sono alcune azioni chiave che dovrebbero essere intraprese.

• Segui un'e-mail ai partecipanti per dire grazie per il tempo dedicato a tutti e inviare eventuali note, azioni o follow-up della riunione. In genere, questa e-mail dovrebbe uscire entro 24-48 ore dalla riunione in modo che sia fresca nella mente di tutti.  

• Pianifica la prossima riunione se necessario.

• Follow-up su eventuali elementi di azione entro le date di scadenza, se necessario.

Riunioni virtuali produttive sono a portata di mano!

Se segui queste strategie e suggerimenti e assicurati che i membri del tuo team facciano lo stesso, vedrai che i dividendi iniziano immediatamente a pagare!  

Continua a leggere per How to Costruisci e gestisci efficacemente squadre virtuali.