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Como ser mais produtivo em seu negócio

Atualizado 5 / 24 / 21

Como proprietário de uma empresa, você está sempre procurando maneiras de melhorar seus processos, atividades e produtividade de negócios. Quer você trabalhe em casa, online ou proprietário de uma pequena empresa, a incômoda questão de 'Como ser mais produtivo' nunca acaba.

Aqui estão 5 maneiras de trabalhar de forma mais produtiva e todas podem ser alcançadas em uma extensão ainda maior com um Escritório Virtual! Não tem certeza do que é um Escritório Virtual? Confira o artigo, O que é um escritório virtual.  Ou não tem certeza se um Escritório Virtual é adequado para sua empresa? Verificação de saída 10 benefícios de um escritório virtual e Empresas 10 que se beneficiam de um escritório virtual!

Como ser mais produtivo em seu negócio

Antes de saltarmos para as 5 maneiras de ser mais produtivo, você precisa entender como seu tempo é gasto atualmente. Comece observando cada dia de uma semana típica e acompanhando em que você gasta seu tempo. Em seguida, tente agrupar essas atividades em 3 grupos:

(a) Mais importante - impulsionar diretamente o crescimento dos negócios.  Isso pode incluir o desenvolvimento de produtos, criando estratégia de marketings, ligando para clientes em potencial, preenchendo pedidos, completando serviços ao cliente.

(b) Importante - direcionar indiretamente o crescimento para seus negócios Essas são atividades necessárias para manter seu negócio, mas não geram necessariamente vendas. Por exemplo, isso pode incluir contabilidade, revisão de e-mails, postagem em mídia social.

(c) Sem importância - sugam tempo, mas não impulsionam o crescimento dos negócios. Exemplos disso incluem deslocamento diário, bate-papo com colegas, consulta de outras contas de mídia social ou outras atividades que não têm um retorno positivo sobre o seu investimento (tempo ou dinheiro).

Depois de ter essas 3 listas, passe para essas 5 maneiras de avaliá-las e trabalhar de forma mais produtiva.

1. Corte o desnecessário

Antes de se concentrar no que é mais importante para o seu negócio, você deve começar cortando o que é menos importante. Então, vamos dar uma olhada no grupo sem importância que você criou acima. O que você pode cortar desta lista? Os mais fáceis de cortar incluem o tempo gasto em atividades na toca do coelho. São atividades que o atraem e o distraem do que é importante. E-mails e mídias sociais são dois dos maiores infratores e os mais profundos buracos de coelho. Por exemplo, você verifica seu e-mail e vê uma consulta de cliente. Você acha que será uma resposta rápida de 2 minutos, mas uma hora depois, você descobre que pesquisou uma resposta e encontrou 3 artigos que o atraíram. Ahhhh! REDUZA o tempo para essas atividades. Tente definir um cronômetro, dando a si mesmo apenas 15 minutos para verificar e-mails, priorizar e responder aos mais críticos.

Se pendurar, distrair colegas ou conversar com colegas fez a lista, então um Escritório virtual Talvez para você! Com um Escritório Virtual, você recebe de volta a hora + que está gastando em carros, ônibus ou trens. Isso pode significar 10-20 horas de volta a cada semana! Pense nas coisas que você poderia fazer com esse tempo para o seu negócio. Além de economizar tempo de deslocamento, um Escritório Virtual significa menos distrações para os colegas de trabalho. Você não tem a conversa de outra pessoa para atrapalhar seu foco. Você não é puxado para uma hora de conversa sobre o fim de semana. Em vez disso, você pode se concentrar quando precisar.

2. Siga a regra 80/20

A regra 80/20 afirma que 80% dos resultados resultam de 20% das entradas para um determinado evento. Por exemplo, é amplamente conhecido que 80% das vendas do seu negócio vêm aproximadamente dos 20% principais dos seus clientes. Também é verdade que 80% do crescimento do seu negócio vem de 20% das suas atividades. Portanto, agora que você tem suas atividades monitoradas, dê uma olhada nas categorias Mais importantes e Mais importantes para determinar quais 20% são os mais produtivos para impulsionar o crescimento dos negócios. Essas atividades no topo da sua lista são agora realmente as MAIS IMPORTANTES e mais produtivas. São as atividades que você deve priorizar.

Por outro lado, olhar para os custos pode ser feito da mesma maneira. Provavelmente 80% dos custos do seu negócio vêm de 20% dos beneficiários. Muitas vezes, bem no topo da lista de custos está o custo do aluguel de um espaço de escritório. Se este for o seu caso, um Escritório Virtual é a sua solução econômica! Veja como neste artigo, Essa mudança pode reduzir custos para seus negócios.

3. Fazer ou Delegar

Agora você conhece as atividades mais produtivas, os 20% principais gerando um crescimento de 80% para o seu negócio. A próxima etapa é determinar quais você deve resolver e quais devem ser delegados. Uma maneira de fazer isso é determinar quais atividades se enquadram em sua especialidade, quais podem não, mas você adora fazer e quais você pode terceirizar ou delegar a um especialista. Configure as atividades principais em 3 colunas e, uma vez que tenha as atividades listadas na coluna Terceirizar / Delegar, pule para o número 5 abaixo.

4. Agende tarefas para minimizar a multitarefa

Uau, agora você tem suas atividades curtas, mas mais importantes e produtivas para se concentrar. Neste ponto, você tem as seguintes listas:

  1. Mais Importante
    • uma. Você faz
    • b. Terceirizar / delegar
  2. importante
    • uma. Você faz
    • b. Terceirizar / delegar
  3. Sem importância
    • uma. Terceirizar / delegar
    • b. CORTAR FORA

Mesmo quando você prioriza atividades, o desejo existe de lidar com várias coisas ao mesmo tempo. Quando você pensa em como ser mais produtivo, você pensa ... fazendo mais em menos tempo. Direito? Errado! Não se trata de fazer MAIS. É fazer mais coisas com eficiência e eficácia.

Imagine o seguinte: você está falando com um cliente ao telefone, enquanto verifica e-mails, responde a uma mensagem de texto e almoça. Então você percebe que perdeu completamente o que o cliente acabou de dizer. Soa familiar??

O horário de agendamento para cada tarefa individual permite que você se concentre em cada uma delas. Para algumas pessoas, isso pode ser em pedaços de horas. Para outros, podem ser atividades de 15 minutos. O que quer que funcione para você, entre em um ritmo de foco.

5. Encontre as pessoas certas para terceirizar

Aprender a ser mais produtivo significa aprender a terceirizar e delegar. Um Escritório Virtual significa que não há fronteiras ou limites para encontrar as pessoas certas para o trabalho. Quer seja entrada de dados, planejamento financeiro ou desenvolvimento de um plano de marketing, você pode encontrar alguém para fazer o trabalho na próxima cidade, estado ou mesmo país.

Um Escritório Virtual também oferece serviços que podem assumir o peso de algumas atividades. Por exemplo, muitos escritórios virtuais, como Starthub, ofereça recepcionistas virtuais para atender suas ligações e ajudá-lo a priorizar as mais importantes para retornar. Os serviços de caixa de correio são outra oportunidade incrivelmente útil do Virtual Office. Ter um endereço físico para o qual a correspondência será enviada, onde a correspondência pode ser digitalizada e encaminhada para você, pode economizar tempo e aborrecimento. Confira mais em um Recepcionista Virtual e Serviços de Caixa de Correio.

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