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Como melhorar o atendimento ao cliente com uma recepcionista virtual

O atendimento ao cliente excepcional encanta os clientes em todos os pontos de contato do seu negócio. Ao pensar em como melhorar o atendimento ao cliente, muitas vezes os negócios se concentram apenas em garantir que nenhuma ligação para o cliente seja perdida. No entanto, quando um cliente ou cliente potencial liga, há muito mais oportunidades de fortalecer o atendimento ao cliente do que simplesmente receber uma mensagem ou responder a uma consulta. Mas para realmente aproveitar essas oportunidades, você precisa de uma pessoa ao vivo para atender essas chamadas. Um profissional ao vivo, como uma Recepcionista Virtual!

Existem muitas oportunidades não só para melhorar o atendimento ao cliente, com a sua Recepcionista Virtual, mas também para impulsionar o crescimento do seu negócio. Um forte atendimento ao cliente pode levar ao aumento das vendas, maior retenção de clientes e redução na rotatividade de clientes. Também pode resultar em propaganda boca a boca positiva e na diferenciação da concorrência.

Aqui estão 5 maneiras de melhorar o atendimento ao cliente e expandir seus negócios com uma recepcionista virtual.

1. Nunca perca uma chamada!

Ter uma pessoa ao vivo atendendo o telefone faz toda a diferença. Estima-se que 70% dos chamadores não deixam correio de voz. Isso significa que ter uma pessoa viva contra um sistema automato irá melhorar imediatamente o seu serviço ao cliente. Sim, obter o nome e o número de cada chamador é fundamental como uma primeira etapa.

2. Conquiste novos clientes com triagem prioritária

Quando você tem um profissional ao vivo atendendo ao telefone, pode fornecer critérios para a triagem prioritária. Isso significa que, com base em certos critérios, sua recepcionista virtual pode determinar o quão urgente é a chamada. Assim, os chamadores de maior prioridade podem ser transferidos diretamente para você ou mensagens enviadas para você imediatamente. Em última análise, isso pode ajudar a aumentar aquisição de clientes conforme questionam os novos clientes em potencial.

Ter alguém analisando ligações importantes também permite que você se concentre no que é mais urgente para sua empresa. Tempo é dinheiro e economizar tempo ajuda a aumentar produtividade.

3. Aumentar as vendas

As Recepcionistas Virtuais podem não apenas receber mensagens ou responder a perguntas, mas também impulsionar novas vendas! Estamos falando de uma pessoa ao vivo aqui, não de uma gravação. Isso significa que eles podem ouvir o cliente e entender a necessidade por trás da necessidade. Com base nessas necessidades, eles podem compartilhar ofertas especiais, falar sobre novos produtos ou serviços ou sugerir produtos existentes. Mais importante ainda, uma pessoa ao vivo pode fazer isso de uma maneira que pareça personalizada para o chamador. Uma gravação de voz, alternativamente, soa genérica. Em última análise, quando os clientes potenciais ou existentes se sentem valorizados, é mais provável que confiem em você. Quando eles confiam em você, é mais provável que comprem de você.

4. Como melhorar a retenção e lealdade com o atendimento ao cliente

Reduza o atrito ou a rotatividade do cliente

Quando os clientes estão insatisfeitos com um produto ou serviço, é mais provável que abandonem sua empresa, marca ou produto. No entanto, quando a pessoa que atende uma ligação de um cliente insatisfeito mostra empatia e compaixão, pode assegurar ao cliente que sua empresa entende suas preocupações e realmente deseja ajudar. Ele garante aos clientes insatisfeitos que você se preocupa. Isso pode, por sua vez, transformar um cliente insatisfeito em um que está disposto a lhe dar outra chance. Pode prevenir o boca a boca negativo. Em última análise, isso reduz o atrito com o cliente, o que ajuda a expandir seus negócios.

Manter os clientes atuais

Os clientes atuais podem não estar insatisfeitos, mas isso não significa que não irão embora. Para começar, as pessoas precisam ser lembradas do motivo pelo qual compraram de você. Eles precisam ser lembrados do motivo pelo qual devem comprar novamente. Se um cliente atual ligar, é uma oportunidade de fornecer atualizações de negócios ou produtos. É também uma oportunidade para comunicar quaisquer ofertas especiais. Finalmente, é importante AGRADECER. Agradeça e pergunte o que eles mais gostam em seu produto ou negócio. Mais uma vez, isso os faz sentir-se valorizados e os lembra de por que devem continuar sendo seus clientes.

Promova a lealdade

Finalmente, todos os itens acima podem impulsionar a lealdade. Lealdade não é apenas manter os clientes, mas torná-los tão felizes a ponto de querer contar a outras pessoas. Os clientes fiéis podem se tornar defensores de sua empresa, marca ou produto. Uma recepcionista ao vivo pode construir relacionamentos com seus principais clientes ou clientes. Essa relação é com uma pessoa, mas também com o seu negócio. Quando os clientes se sentem valiosos e importantes, eles vão querer voltar e contar aos outros.

5. Diferenciação da competição

Por último, mas não menos importante, o Atendimento ao Cliente é uma forma de diferenciar sua empresa da concorrência! Se você fornece um produto ou serviço semelhante para outras empresas, o que pode fazer os clientes voltarem para você é a experiência deles. É aqui que o atendimento ao cliente pode realmente ajudar sua empresa a ficar à frente da concorrência!

Por exemplo, digamos que o cliente A contrate um contador para fazer seus impostos. Eles têm que ligar várias vezes e deixar mensagens antes que alguém responda. Eles enviam documentos por e-mail e não recebem resposta por semanas. No final, as taxas são pagas em dia, mas o Cliente A se sente frustrado com o processo e o serviço. O cliente A decide encontrar outro contador.

Como alternativa, o Cliente B contrata um Contador diferente. O cliente B é recebido com uma recepção calorosa e uma série de perguntas para ajudar a orientar o serviço exato que pode ser prestado. Eles sempre alcançam um humano quando ligam e as ligações são retornadas em 24 horas. Seus impostos também são pagos dentro do prazo, mas o Cliente B está extremamente satisfeito com o processo e o serviço. O Cliente B sente que o serviço foi customizado para suas necessidades e decide trabalhar com o Contador no próximo ano.

O contador que trabalhou com o cliente B foi capaz de se diferenciar da concorrência por meio de um forte atendimento ao cliente. A recepcionista ao vivo ajudou a criar um vínculo e um relacionamento com o cliente B. Por fim, o cliente B se sentiu valorizado e será um cliente recorrente.

Como melhorar o atendimento ao cliente hoje com uma recepcionista virtual

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