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Cómo mejorar el servicio al cliente con una recepcionista virtual

El excepcional servicio al cliente deleita a los clientes en todos los puntos de contacto de su negocio. Cuando se piensa en cómo mejorar el servicio al cliente, a menudo la empresa se centra en asegurarse de que no se pierda ninguna llamada de cliente. Sin embargo, cuando un cliente o un cliente potencial llama, hay muchas más oportunidades para fortalecer el servicio al cliente que simplemente tomar un mensaje o responder a su consulta. Pero para aprovechar realmente estas oportunidades, necesita una persona en vivo para responder esas llamadas. ¡Un profesional vivo, como un recepcionista virtual!

Hay muchas oportunidades no solo para mejorar el servicio al cliente, con su recepcionista virtual, sino también para impulsar el crecimiento de su negocio. Un buen servicio al cliente puede generar un aumento de las ventas, una mayor retención de clientes y una reducción de la rotación de clientes. También puede resultar en un boca a boca positivo y una diferenciación de la competencia.

Aquí hay 5 formas de mejorar el servicio al cliente y hacer crecer su negocio con un recepcionista virtual.

1. ¡Nunca pierda una llamada!

Tener una persona en vivo que conteste el teléfono marca la diferencia. Se estima que 70% de las personas que llaman no dejan un mensaje de voz. Eso significa, tener una persona viva frente a una sistema automático inmediatamente mejorará su servicio al cliente. Sí, obtener el nombre y el número de todas y cada una de las personas que llaman es fundamental como primer paso.

2. Obtenga nuevos clientes con la selección de prioridades

Cuando tiene un profesional en vivo respondiendo su teléfono, puede proporcionar criterios para la detección prioritaria. Esto significa que, según ciertos criterios, su recepcionista virtual puede determinar qué tan urgente es la llamada. Entonces, las personas que llaman con mayor prioridad pueden transferirse directamente a usted o enviarle mensajes de inmediato. En última instancia, esto puede ayudar a aumentar adquisición de clientes como preguntan los nuevos clientes potenciales.

Tener a alguien detectando las llamadas importantes también le permite concentrarse en lo que es más urgente para su negocio. El tiempo es dinero y ahorrarle tiempo ayuda a aumentar productividad.

3. Incremento de ventas

Los recepcionistas virtuales no solo pueden recibir mensajes o responder consultas, ¡sino que también impulsan nuevas ventas! Estamos hablando de una persona en vivo aquí, no de una grabación. Eso significa que pueden escuchar al cliente y comprender la necesidad detrás de la necesidad. Según esas necesidades, pueden compartir ofertas especiales, hablar sobre nuevos productos o servicios o sugerir productos existentes. Lo más importante es que una persona en vivo puede hacer esto de una manera que se sienta personalizada para la persona que llama. Una grabación de voz, alternativamente, suena genérica. En última instancia, cuando los clientes potenciales o existentes se sienten valorados, es más probable que confíen en usted. Cuando confían en usted, es más probable que le compren.

4. Cómo mejorar la retención y la lealtad con el servicio al cliente

Reducir la deserción o el abandono de clientes

Cuando los clientes no están satisfechos con un producto o servicio, es más probable que abandonen su empresa, marca o producto. Sin embargo, cuando la persona que responde a la llamada de un cliente descontento muestra empatía y compasión, puede asegurarle al cliente que su empresa comprende sus preocupaciones y realmente quiere ayudar. Asegura a los clientes descontentos que te preocupas. Esto, a su vez, puede convertir a un cliente insatisfecho en uno que esté dispuesto a darle otra oportunidad. Puede prevenir el boca a boca negativo. En última instancia, esto reduce la pérdida de clientes, lo que ayuda a hacer crecer su negocio.

Mantener clientes actuales

Los clientes actuales pueden no estar descontentos, pero eso no significa que no se vayan. Para empezar, la gente necesita que le recuerden por qué le compraron. Necesitan que se les recuerde por qué deberían volver a comprar. Si un cliente actual llama, es una oportunidad para proporcionar actualizaciones comerciales o de productos. También es una oportunidad para comunicar cualquier oferta especial. Finalmente, es importante agradecerles. Da las gracias y pregúntales qué es lo que más les gusta de tu producto o negocio. Una vez más, esto los hace sentir valorados y les recuerda por qué deben seguir siendo sus clientes.

Impulsar la lealtad

Finalmente, todo lo anterior puede generar lealtad. La lealtad no es solo mantener a los clientes, sino hacerlos tan felices que quieran decírselo a los demás. Los clientes leales pueden convertirse en defensores de su empresa, marca o producto. Una recepcionista en vivo puede entablar relaciones con sus principales clientes o clientes. Esa relación es con una persona, pero también con tu negocio. Cuando los clientes se sientan valiosos e importantes, querrán volver y decírselo a los demás.

5. Diferenciación de la competencia

Por último, pero no menos importante, el servicio al cliente es una forma de diferenciar su negocio de la competencia. Si proporciona un producto o servicio similar a otras empresas, lo que puede hacer que los clientes regresen a usted es su experiencia. ¡Aquí es donde el servicio al cliente realmente puede ayudar a su empresa a adelantarse a la competencia!

Por ejemplo, digamos que el cliente A contrata a un contador para que haga sus impuestos. Tienen que llamar muchas veces y dejar mensajes antes de que alguien responda. Envían documentos por correo electrónico y no reciben respuesta durante semanas. Al final, los impuestos se presentan a tiempo, pero el Cliente A se siente frustrado con el proceso y el servicio. El cliente A decide buscar otro contador.

Alternativamente, el Cliente B contrata a un Contador diferente. El cliente B es recibido con una cálida recepción y una serie de preguntas para ayudar a guiar el servicio exacto que se puede brindar. Siempre se comunican con un humano cuando llaman y las llamadas se devuelven dentro de las 24 horas. Sus impuestos también se presentan a tiempo, pero el Cliente B se siente extremadamente satisfecho con el proceso y el servicio. El cliente B siente que el servicio fue personalizado según sus necesidades y decide trabajar con el Contador el próximo año.

El Contador que trabajó con el Cliente B pudo diferenciarse de la competencia a través de un sólido servicio al cliente. La recepcionista en vivo ayudó a crear un vínculo y una relación con el cliente B. En última instancia, el cliente B se sintió valorado y será un cliente habitual.

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