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Tudo a saber sobre uma recepcionista virtual ao vivo

A recepcionista virtual vem com um escritório virtual e espaços de escritórios compartilhados de coworking

Atualizado 19 de janeiro de 2021

Ao considerar as metas de negócios deste ano, provavelmente o foco em novas oportunidades de crescimento e a satisfação do cliente estão no topo da lista. A satisfação do cliente significa que você está entregando bens ou serviços que atendem ou superam as expectativas. Isso significa que quando um cliente tem uma dúvida ou preocupação, ele pode encontrar as respostas e soluções. No entanto, às vezes as pequenas empresas, com recursos limitados, não podem atender totalmente o atendimento ao cliente. Ou fazer isso significa sacrificar outras oportunidades de crescimento para alocar recursos. Bem, dê a si mesmo e à sua empresa este presente este ano: Um recepcionista ao vivo virtual!

Uma recepcionista virtual ao vivo tem muitos benefícios, como liberar seu tempo, causar uma ótima primeira impressão e construir credibilidade e confiança com clientes em potencial! Porém, o mais importante é que ele permite que você CRESÇA SEU NEGÓCIO!  E depois de navegar por um dos anos mais difíceis que qualquer empresa já viu, manter seus clientes atuais e expandir seus negócios é mais importante do que tudo!

Vejamos todas as maneiras pelas quais uma recepcionista virtual ao vivo pode beneficiar o seu negócio.

O que é um Recepcionista Virtual ao Vivo?

Uma recepcionista virtual é uma pessoa ao vivo que se senta em um local diferente para atender suas chamadas. Eles são ativos, não automatizados. Muitas vezes, eles são um serviço com um Escritório virtual pacote. Eles podem atender suas chamadas, transferi-las para você ou receber uma mensagem em seu nome. Esta recepcionista ao vivo atenderá as ligações dos clientes com profissionalismo e agilidade. Chamadas de alta prioridade podem ser encaminhadas para você ou mensagens podem ser recebidas.  Você recebe uma caixa de entrada on-line com mensagens que você pode revisar e priorizar.

Por que você precisa de um? Benefícios de uma recepcionista virtual ao vivo

Nunca perca um chamador importante!

Claro, um telefone celular é importante para você se comunicar de qualquer lugar. No entanto, se você receber uma ligação no celular, pode não saber se é um amigo ou um cliente em potencial. Assim, ou você gasta todo o seu tempo atendendo chamadas ou simplesmente não atende. Mas um número de telefone monitorado 24 horas por dia, 7 dias por semana por uma pessoa ao vivo é fundamental para garantir que você nunca perca uma chamada importante.

80% dos chamadores enviados para o correio de voz, não deixam mensagens

porque eles não acham que serão ouvidos.

Não perca nenhuma oportunidade que chega até você. Os 80% que você teria perdido porque simplesmente desligaram antes de deixar uma mensagem, agora podem falar diretamente com um profissional que representa sua empresa exatamente como você deseja. Você pode fornecer as respostas e quaisquer informações importantes que deseja comunicar aos clientes em potencial. Você também pode sinalizar VIPs para a recepcionista ao vivo, de modo que essas chamadas sejam imediatamente encaminhadas para você, na hora, ou pode ligar para eles imediatamente.

Finalmente, se você é reabrindo seu negócio depois de ter que fechar ou dinamizar o seu negócio, você também nunca mais vai querer perder uma ligação para atualizar os clientes!

Faça uma primeira impressão melhor

Você pode automatizar suas chamadas com um sistema, mas no ambiente atual de hoje em dia, um toque humano ao conectar-se com clientes pode criar ou romper relacionamentos com clientes. Quando o crescimento dos negócios é seu foco principal, todas as chamadas recebidas são uma oportunidade para você. Estudos mostram que as pessoas estão mais inclinadas a desligar ao acessar um sistema automatizado.

Você também pode contratar um serviço de atendimento. Embora esses sejam, na verdade, operadores ativos, eles estão lá apenas para informar o horário de expediente e anotar mensagens. Eles geralmente não têm muita personalização ou recursos adicionais de resposta a consultas. Nem têm o profissionalismo mais elevado que você deseja.

Uma recepcionista virtual realmente adiciona uma vibração sofisticada e profissional ao seu negócio e garante a seus clientes que estão nas melhores mãos. 

Mais tempo para focar em altas prioridades

Desnecessário dizer - mas vamos dizer assim mesmo (!) - quando você não tem que atender todas as ligações, você ganha mais tempo! Você pode se concentrar totalmente no crescimento de seus negócios e deixar espaço para tarefas importantes, em vez de filtrar chamadas telefônicas. Você pode, então, procurar em seu centro de mensagens as ligações mais importantes para retornar e deixar o resto para depois. Existem também outros serviços com uma Central Virtual que podem economizar seu tempo, como um Caixa de correio virtual sobre a qual você pode ler mais!

Escalabilidade

É claro que os telefones celulares são essenciais para proprietários de empresas individuais. No entanto, o número do seu celular não deve ser o número da empresa. Existem inúmeras razões para ter um telefone fixo para o seu negócio, mas um que geralmente é esquecido é escalabilidade. Se o seu objetivo é CRESCER, e estou supondo que seja, liberte o seu celular! Você precisa configurar sua empresa desde o primeiro dia com a capacidade de receber muitas chamadas. Um número de telefone virtual vinculado a uma central virtual com uma recepcionista virtual é o ideal.

Agora que você liberou seu celular, anuncie esse número !! Com um número de telefone do Virtual Office e uma recepcionista ao vivo, você pode colocar esse número onde quer que seus clientes estejam. Além disso, seu número pode ser listado no Google Meu Negócio, que é a maneira #1 de conseguir novos leads.

Como obtenho uma recepcionista ao vivo virtual?

Um Recepcionista Virtual está disponível através de muitos provedores de Escritório Virtual, como Starthub. Pode ser um serviço de custo adicional, portanto, certifique-se de consultar sobre este serviço.

Como melhor trabalho com um?

Você pode personalizar sua recepcionista virtual conforme sua preferência. Durante a configuração inicial, você escolhe sua própria saudação para receber os convidados e agradecê-los por ligar. Você também pode simplificar apenas o nome da sua empresa. A recepcionista ao vivo pode "transferir suavemente" as chamadas para você, o que significa que elas ligam primeiro para você, fornecendo o nome do chamador e qualquer informação adicional. Depois, você pode decidir transferir a chamada para você ou não. Outra opção é uma "transferência forçada", o que significa que a chamada é transferida imediatamente para você.

Alguns proprietários de empresas preferem que suas chamadas estejam dentro do cronograma, por isso optam por não transferir suas chamadas. Nesse caso, a recepcionista ao vivo recebe uma mensagem com o nome do chamador e o número de retorno e envia um e-mail com todas as informações necessárias.

O que mais posso fazer para economizar tempo para minha empresa?

Aqui estão alguns artigos adicionais para ajudá-lo a encontrar outras maneiras de economizar tempo e melhorar a eficiência de sua empresa neste ano.

  1. Certifique-se de ter um atualizado Website que os clientes podem consultar primeiro para tirar dúvidas. É aqui também que você e sua recepcionista virtual podem encaminhar os clientes para obter informações mais detalhadas sobre o seu negócio.
  2. Certifique-se de que você é gerenciando suas equipes remotas tão eficientemente quanto possível.
  3. Corra o seu reuniões tão produtivas quanto possível.

Responda agora às suas chamadas com o Starthub!

Uma recepcionista ao vivo pode tornar seu negócio mais profissional e credível. Podemos ajudá-lo a atrair potenciais clientes e investidores, e você não perderá nenhum trabalho importante. No Starthub, você tem um número de telefone comercial inbound dedicado, onde suas chamadas pessoais e comerciais não interferem.

Suas ligações comerciais são tão importantes quanto o restante da empresa. Com uma recepcionista virtual para atender todas as ligações, seus clientes sentirão que são uma prioridade para você. Você pode ter certeza de que sua recepcionista virtual adicionará profissionalismo e credibilidade ao seu negócio, o que refletirá seu trabalho duro.

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